Chính sách tuân thủ

Privacy Policy

Privacy Policy

Ngày hiệu lực: ngày 15 tháng 9 năm 2025

Ngày phê duyệt: ngày 15 tháng 9 năm 2025, Tổng Giám đốc điều hành

Người soạn thảo ｜ KO SHENG BIN
Người xác nhận ｜ KO SHENG BIN

Cán bộ phòng, chống rửa tiền (họ và tên) ｜ KO SHENG BIN

Mọi sửa đổi đối với tài liệu này đều phải được sự đồng ý của Cán bộ phòng, chống rửa tiền, hoặc của người thực hiện nhiệm vụ của Cán bộ phòng, chống rửa tiền trong thời gian người này vắng mặt.

AML / Bộ phận Tuân thủ

Bộ phận này là đơn vị chịu trách nhiệm chính về chương trình phòng, chống rửa tiền trong tổ chức, phụ trách khởi xướng và thực hiện các biện pháp liên quan.

Quan hệ kinh doanh

Chỉ mối quan hệ kinh doanh hoặc thương mại được thiết lập giữa khách hàng và tổ chức, và tại thời điểm thiết lập được dự kiến sẽ kéo dài trong một khoảng thời gian (ví dụ: khách hàng ký kết thỏa thuận với tổ chức, liên tục tham gia các hoạt động trò chơi / cá cược, cũng như liên tục thực hiện các hoạt động và giao dịch tài chính).

Người có liên hệ mật thiết

Chỉ thể nhân cùng thuộc một pháp nhân hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân với người có ảnh hưởng chính trị (PEP), hoặc người duy trì quan hệ kinh doanh khác với người đó.

Thành viên gia đình trực hệ

Chỉ vợ / chồng, bạn đời đã đăng ký (như người sống chung), cha mẹ, anh chị em ruột, con cái và vợ / chồng hoặc người sống chung của con cái.

Thẩm định khách hàng

Chỉ việc nhận diện và xác minh danh tính khách hàng thông qua các tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin thu được từ nguồn đáng tin cậy và độc lập; đồng thời đánh giá và, trong trường hợp thích hợp, thu thập thông tin về mục đích và tính chất dự kiến của quan hệ kinh doanh; và giám sát liên tục trong suốt thời gian tồn tại của quan hệ kinh doanh, bao gồm việc rà soát các giao dịch, nhằm bảo đảm các giao dịch được thực hiện phù hợp với hiểu biết của tổ chức về khách hàng.

Khách hàng / Người dùng / Người chơi

Chỉ cá nhân sử dụng các dịch vụ trò chơi trực tuyến và cá cược do tổ chức này cung cấp.

FATF - Lực lượng đặc nhiệm hành động tài chính.

FIU - Đơn vị tình báo tài chính.

Quốc gia thứ ba có rủi ro cao - Chỉ các quốc gia có những thiếu sót nghiêm trọng trong chế độ phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố (AML/CFT regime) và gây ra mối đe dọa đáng kể đối với hệ thống tài chính của Liên minh châu Âu (theo Điều 9 Chỉ thị (EU) 2015/849 của Liên minh châu Âu).

Nhận diện danh tính- Một phần của thẩm định khách hàng (CDD), là quy trình xác nhận danh tính của một cá nhân thông qua thông tin nhận dạng duy nhất gắn liền trực tiếp với cá nhân đó.

Luật - “Luật Phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố”.

Rửa tiền

Chỉ mọi hành vi cấu thành tội rửa tiền theo định nghĩa của “Luật Phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố” của Anjouan. Các hành vi phạm tội này bao gồm mọi quy trình nhằm thay đổi danh tính nguồn gốc của các khoản tiền bất hợp pháp — có thể xuất phát từ buôn bán ma túy, hoạt động khủng bố hoặc các tội phạm khác — nhằm tạo ra vẻ ngoài rằng khoản tiền đó đến từ nguồn hợp pháp. Rửa tiền cũng bao gồm việc tham gia vào bất kỳ giao dịch nào nhằm che giấu hoặc ngụy trang tính chất hoặc nguồn gốc của khoản tiền có nguồn gốc từ hoạt động bất hợp pháp, ví dụ như gian lận, tham nhũng, tội phạm có tổ chức hoặc khủng bố.

Tổ chức

Chỉ KWBYO LIMITED, công ty được thành lập theo pháp luật Cộng hòa Seychelles, địa chỉ đăng ký tại House of Francis, Room 303, Ile Du Port, Mahé, Seychelles, mã số công ty 239335. Công ty là tổ chức trò chơi trực tuyến được thành lập theo pháp luật Cộng hòa Seychelles và được Chính quyền đảo tự trị Anjouan thuộc Liên bang Comoros cấp phép (số giấy phép: ALSI-122310016-FI6), do đó thuộc phạm vi các tổ chức được định nghĩa trong “Luật Phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố”.

Thuật ngữ “Công ty / Tổ chức” được sử dụng trong tài liệu chính sách này cũng đồng thời chỉ cơ quan quản lý của tổ chức và các thành viên của cơ quan đó, cũng như nhân viên của tổ chức.

Chính sách

Chỉ “Chính sách tuân thủ về phòng, chống rửa tiền / chống tài trợ khủng bố và các biện pháp trừng phạt”.

Người có ảnh hưởng chính trị

Chỉ thể nhân hiện đang hoặc đã từng được giao đảm nhiệm các chức năng công quan trọng, cũng như thành viên gia đình trực hệ hoặc người có liên hệ mật thiết của những người đó.

Chức năng công quan trọng:

• Nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu chính phủ, bộ trưởng, thứ trưởng hoặc phó bộ trưởng, quốc vụ khanh, tổng vụ trưởng của quốc hội, chính phủ hoặc các bộ.
• Đại biểu quốc hội.
• Thành viên của tòa án tối cao, tòa án hiến pháp hoặc các cơ quan tư pháp tối cao khác mà phán quyết của các cơ quan này không thể bị kháng cáo.
• Thị trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan hành chính thành phố.
• Thành viên ban quản lý của cơ quan kiểm toán hoặc giám sát tối cao quốc gia, hoặc chủ tịch, phó chủ tịch hay thành viên hội đồng quản trị của ngân hàng trung ương.
• Đại sứ nước ngoài, đại biện lâm thời, tổng tư lệnh các lực lượng vũ trang Anjouan, chỉ huy quân đội và các đơn vị, tổng tham mưu trưởng hoặc sĩ quan cấp cao của quân đội nước ngoài.
• Thành viên cơ quan quản lý hoặc giám sát của doanh nghiệp nhà nước, công ty đại chúng hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân, trong đó nhà nước nắm giữ hơn một phần hai số cổ phần có quyền biểu quyết.
• Thành viên cơ quan quản lý hoặc giám sát của đơn vị sự nghiệp thành phố, công ty đại chúng hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân, nếu nhà nước nắm giữ hơn một phần hai số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty đó và công ty được coi là doanh nghiệp lớn.
• Giám đốc, phó giám đốc của tổ chức liên chính phủ quốc tế, hoặc thành viên cơ quan quản lý hay giám sát của tổ chức đó.
• Lãnh đạo, phó lãnh đạo của đảng chính trị, hoặc thành viên cơ quan quản lý của đảng.

Nguồn tiền

Chỉ nguồn gốc của các khoản tiền liên quan đến quan hệ kinh doanh hoặc giao dịch phát sinh không thường xuyên. Phạm vi bao gồm hoạt động tạo ra khoản tiền đó (ví dụ: tiền lương của khách hàng), cũng như phương thức mà khách hàng sử dụng để chuyển khoản tiền đó.

Nguồn tài sản

Chỉ toàn bộ tài sản (tổng nguồn vốn) mà khách hàng đã tích lũy trong thời gian dài. Khi xác định nguồn tài sản, mối quan tâm chủ yếu là thu thập thông tin về các hoạt động của khách hàng nhằm giải thích cách thức khách hàng tích lũy tài sản.

Tài trợ khủng bố

Chỉ việc huy động, tiếp nhận hoặc cung cấp tiền nhằm hỗ trợ các hành vi khủng bố hoặc tổ chức khủng bố. Các khoản tiền này có thể đến từ nguồn hợp pháp hoặc bất hợp pháp. Cụ thể hơn, theo “Công ước quốc tế về trấn áp tài trợ khủng bố”, bất kỳ người nào, bằng bất kỳ phương thức nào, trực tiếp hoặc gián tiếp, một cách bất hợp pháp và cố ý, cung cấp hoặc huy động tiền với ý định hoặc nhận thức rằng toàn bộ hoặc một phần khoản tiền đó sẽ được sử dụng để thực hiện hành vi khủng bố, thì cấu thành tội tài trợ khủng bố.

1.1 Là một phần trong cam kết duy trì các tiêu chuẩn cao nhất và tuân thủ mọi quy định pháp luật liên quan, chính sách của tổ chức là nghiêm cấm và ngăn chặn mọi hình thức rửa tiền và tài trợ khủng bố.

Trong đó, tổ chức chỉ KWBYO LIMITED, được thành lập theo pháp luật Cộng hòa Seychelles, địa chỉ đăng ký tại House of Francis, Room 303,Ile Du Port, Mahé, Seychelles, mã số công ty 239335. Công ty là tổ chức trò chơi trực tuyến được thành lập theo pháp luật Cộng hòa Seychelles và được Chính quyền đảo tự trị Anjouan thuộc Liên bang Comoros cấp phép (số giấy phép: ALSI-122310016-FI6).

Rửa tiền chỉ việc tham gia vào bất kỳ giao dịch nào nhằm che giấu hoặc ngụy trang tính chất hoặc nguồn gốc của các khoản tiền thu được từ hoạt động bất hợp pháp. Rửa tiền không chỉ liên quan đến các khoản thu từ buôn bán ma túy, mà còn bao gồm các khoản tiền liên quan đến các hoạt động bất hợp pháp khác, bao gồm các khoản thu từ gian lận, tham nhũng, tội phạm có tổ chức, khủng bố và nhiều loại tội phạm khác.

Thông thường, quá trình rửa tiền gồm ba giai đoạn:

• Sắp đặt
  Đưa tiền mặt có nguồn gốc từ hoạt động bất hợp pháp / phạm tội vào các tổ chức tài chính hoặc phi tài chính.
• Phân tầng
  Tách các khoản thu từ tội phạm khỏi nguồn gốc của chúng thông qua các giao dịch tài chính phức tạp, nhiều tầng lớp. Các tầng lớp này được thiết kế nhằm cắt đứt dấu vết kiểm toán, che giấu nguồn gốc tiền và tạo tính ẩn danh.
• Hòa nhập
  Đưa các khoản tiền đã được rửa trở lại nền kinh tế, khiến chúng tái gia nhập hệ thống tài chính và bề ngoài trở thành tiền hợp pháp.

1.2 Tài trợ khủng bố bao gồm các thủ đoạn và phương thức mà tổ chức khủng bố sử dụng để huy động tiền. Các khoản tiền này có thể đến từ nguồn hợp pháp, chẳng hạn như lợi nhuận doanh nghiệp; cũng có thể đến từ hoạt động bất hợp pháp, được dùng để hỗ trợ hành vi khủng bố hoặc hoạt động của tổ chức khủng bố. Nguồn tiền của tổ chức khủng bố cũng có thể đến từ các hoạt động bất hợp pháp, chẳng hạn như buôn bán vũ khí, ma túy hoặc buôn người, hoặc bắt cóc tống tiền.

Chính sách này do Cán bộ phòng, chống rửa tiền của KWBYO LIMITED (sau đây gọi là “tổ chức”) soạn thảo theo các nguyên tắc chung về phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố do Hội đồng quản trị đề ra, và được cập nhật định kỳ.

Chính sách này áp dụng cho toàn thể nhân viên của tổ chức, với mục đích:

• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm chính của nhân viên;
• Bảo đảm tuân thủ các luật và quy định liên quan sau đây:
• “Chỉ thị châu Âu 2005/60/EC” và “Chỉ thị châu Âu 2018/843” về việc ngăn chặn hệ thống tài chính bị lợi dụng cho mục đích rửa tiền và tài trợ khủng bố, đã được chuyển hóa thành luật quốc gia L188(I)/2007-2018.
• “Luật Phòng, chống rửa tiền của Anjouan (Anjouan Money Laundering (Prevention) Act 008 of 2005)”.

Mọi sửa đổi và/hoặc thay đổi đối với tất cả các phiên bản hiện hành của chính sách này đều phải được Hội đồng quản trị của công ty phê duyệt.

1.3 Trách nhiệm và đối tượng tiếp nhận tài liệu:

Người phụ trách quy trình: Cán bộ phòng, chống rửa tiền

Trách nhiệm:

• Tài liệu này có hiệu lực ràng buộc đối với tất cả nhân viên của tổ chức mà nhiệm vụ liên quan đến việc thiết lập và rà soát quan hệ kinh doanh.
• Trường hợp có hành vi vi phạm quy trình, người phát hiện vi phạm phải lập tức thông báo cho trưởng bộ phận của mình.
• Nếu phát hiện quy trình thực tế của tổ chức không phù hợp với quy định của quy trình này, phải lập tức thông báo cho người phụ trách quy trình.

Bộ phận tiếp nhận tài liệu:

• Bộ phận hỗ trợ khách hàng, bộ phận phòng chống gian lận
• Bộ phận thanh toán
• Bộ phận phòng, chống rửa tiền

2.1 Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm bảo đảm tổ chức tuân thủ các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật. Hội đồng quản trị phải đánh giá và định kỳ rà soát tính hiệu quả của các chính sách, cơ chế và quy trình được xây dựng nhằm tuân thủ nghĩa vụ pháp luật, đồng thời áp dụng các biện pháp thích hợp để khắc phục mọi thiếu sót.

2.2 Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của Hội đồng quản trị trong công tác phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố bao gồm:

• Xây dựng, lập thành văn bản và phê duyệt các nguyên tắc chính sách chung của tổ chức về phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố, đồng thời thông báo tương ứng cho Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền.
• Bổ nhiệm Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền và xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm chính của người này; khi cần thiết, bổ nhiệm nhân sự trợ lý tuân thủ.
• Phê duyệt các chính sách và quy trình phòng, chống rửa tiền.
• Truyền đạt chính sách phòng, chống rửa tiền đến toàn thể nhân viên của tổ chức.
• Bảo đảm các yêu cầu của pháp luật và các chỉ thị về phòng, chống rửa tiền đều được tuân thủ, đồng thời bảo đảm tổ chức duy trì các hệ thống và biện pháp kiểm soát thích hợp, hiệu quả và đầy đủ nhằm phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố.
• Bảo đảm Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền được quyền truy cập đầy đủ mọi tài liệu và thông tin cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
• Bảo đảm toàn thể nhân viên của tổ chức đều biết danh tính của Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền, và báo cáo mọi giao dịch đáng ngờ cho người này theo yêu cầu của pháp luật và các chỉ thị về phòng, chống rửa tiền.
• Thiết lập cơ chế báo cáo giao dịch đáng ngờ rõ ràng và nhanh chóng, trực tiếp đến Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền.
• Bảo đảm Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền có đầy đủ nguồn lực, nhân lực và kỹ thuật để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
• Xem xét và phê duyệt báo cáo thường niên.
• Rà soát các báo cáo do Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền trình Hội đồng quản trị.

Do trách nhiệm tổng thể về phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố thuộc về Hội đồng quản trị, Hội đồng quản trị cũng chịu trách nhiệm đánh giá và phê duyệt báo cáo thường niên do Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền lập, và tùy tình hình áp dụng mọi biện pháp cần thiết được cho là thích hợp nhằm khắc phục bất kỳ điểm yếu và/hoặc thiếu sót nào được nhận diện trong báo cáo.

3.1 Tổ chức đã chỉ định một kiểm toán viên nội bộ nhằm liên tục rà soát các phương thức hoạt động hiện hành và thông báo cho tổ chức khi có đề xuất cải tiến. Việc kiểm toán được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần.

Tất cả kết quả kiểm toán đều được trình Hội đồng quản trị, để Hội đồng quản trị quyết định các biện pháp cần thiết nhằm bảo đảm khắc phục mọi điểm yếu và/hoặc thiếu sót được phát hiện.

4.1 Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền có đầy đủ thẩm quyền, nguồn lực và năng lực chuyên môn cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan, đồng thời được truy cập mọi thông tin liên quan. Nhân viên của tổ chức đều đã được thông báo về danh tính và phương thức liên hệ của Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền.

Hiện tại, đã có 1 nhân viên được chỉ định làm Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền: KO SHENG BIN.

Nếu có bất kỳ thay đổi nào về cơ cấu bộ phận phòng, chống rửa tiền, tổ chức sẽ thông báo tương ứng cho Ủy ban cấp phép trò chơi máy tính.

4.2 Trách nhiệm của Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền:

• Soạn thảo các quy trình và biện pháp kiểm soát của tổ chức liên quan đến phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố;
• Xây dựng và hoàn thiện chính sách chấp nhận khách hàng, trình Hội đồng quản trị phê duyệt;
• Giám sát và đánh giá tính lành mạnh và hiệu quả trong việc thực hiện các nguyên tắc chính sách chung về phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố của tổ chức, đồng thời quản lý các rủi ro liên quan;
• Bảo đảm tuân thủ các quy trình “Nhận biết khách hàng” (KYC) và “Thẩm định tăng cường” (EDD);
• Bảo đảm tuân thủ các quy trình tuân thủ về biện pháp trừng phạt;
• Tư vấn cho nhân viên về các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện chương trình phòng, chống rửa tiền của tổ chức.
• Cung cấp tài liệu giảng dạy và đào tạo về phòng, chống rửa tiền / chống tài trợ khủng bố (AML/CTF) và tuân thủ biện pháp trừng phạt cho nhân viên của tổ chức;
• Lập tức báo cáo Hội đồng quản trị mọi hành vi vi phạm pháp luật, quy định và chỉ thị của cơ quan có thẩm quyền;
• Kiến nghị Hội đồng quản trị về các sửa đổi cần thiết đối với chính sách phòng, chống rửa tiền;
• Tiếp nhận và đánh giá mọi thông tin do nhân viên cung cấp về các giao dịch và hoạt động đáng ngờ của khách hàng;
• Khi cần thiết, báo cáo các giao dịch và hoạt động đó cho cơ quan có thẩm quyền;
• Bảo đảm việc lập, duy trì và cập nhật danh sách phân loại khách hàng theo phương pháp dựa trên rủi ro;
• Rà soát các khách hàng và giao dịch hiện có nhằm bảo đảm tuân thủ chính sách phòng, chống rửa tiền;
• Ít nhất mỗi năm một lần phát hiện, ghi nhận và đánh giá các rủi ro phát sinh từ khách hàng hiện có và khách hàng mới, các công cụ tài chính và dịch vụ mới, đồng thời thực hiện các sửa đổi cần thiết đối với hệ thống và quy trình của tổ chức;
• Kịp thời lập và nộp bản tuyên bố phòng, chống hằng tháng cho Ủy ban cấp phép trò chơi máy tính;
• Ít nhất mỗi năm một lần báo cáo các vấn đề tuân thủ lên ban lãnh đạo cấp cao, đặc biệt nêu rõ liệu đã áp dụng các biện pháp khắc phục thích hợp khi phát hiện thiếu sót hay chưa;
• Lập báo cáo phòng, chống rửa tiền thường niên và trình Hội đồng quản trị.

5.1 Báo cáo thường niên do Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền lập là công cụ quan trọng để đánh giá mức độ tuân thủ của tổ chức đối với các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật và các chỉ thị về phòng, chống rửa tiền.

5.2 Báo cáo thường niên phải được lập và trình Hội đồng quản trị phê duyệt trong vòng hai tháng sau khi kết thúc mỗi năm dương lịch (chậm nhất trước cuối tháng Hai), và khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, phải được nộp cho cơ quan có thẩm quyền cùng với biên bản họp. Biên bản họp này phải ghi rõ các biện pháp khắc phục đã được quyết định đối với mọi điểm yếu và/hoặc thiếu sót được nêu trong báo cáo thường niên, cũng như thời hạn thực hiện các biện pháp đó.

5.3 Báo cáo thường niên phải đề cập đến các vấn đề liên quan đến phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố trong năm được rà soát, và tối thiểu phải bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin về các biện pháp đã áp dụng và/hoặc quy trình đã được đưa vào nhằm tuân thủ các điều khoản của pháp luật và chỉ thị phòng, chống rửa tiền được sửa đổi hoặc bổ sung trong năm được rà soát;
• Thông tin về các cuộc kiểm tra và rà soát do Cán bộ chuyên trách tuân thủ phòng, chống rửa tiền thực hiện, và báo cáo về các thiếu sót, điểm yếu trọng yếu được phát hiện trong các chính sách, thực tiễn, biện pháp, quy trình và kiểm soát về phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố của tổ chức. Báo cáo phải khái quát mức độ nghiêm trọng, tác động rủi ro của các thiếu sót và điểm yếu đó, cũng như các hành động đã thực hiện và/hoặc kiến nghị đã đưa ra nhằm khắc phục tình hình;
• Số lượng báo cáo giao dịch đáng ngờ nội bộ do nhân viên của tổ chức nộp cho Cán bộ chuyên trách tuân thủ phòng, chống rửa tiền, cùng các nhận xét hoặc quan sát liên quan (nếu có);
• Số lượng báo cáo do Cán bộ chuyên trách tuân thủ phòng, chống rửa tiền nộp cho cơ quan có thẩm quyền, bao gồm thông tin / chi tiết về các lý do nghi ngờ chính, cùng phần nêu bật các xu hướng đặc thù (nếu có);
• Thông tin, chi tiết hoặc quan sát liên quan đến việc trao đổi với nhân viên về các vấn đề phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố.
• Thông tin về các chính sách, biện pháp, thực tiễn, quy trình và kiểm soát mà tổ chức áp dụng đối với khách hàng có rủi ro cao, cũng như số lượng và quốc gia xuất xứ của các khách hàng có rủi ro cao đã thiết lập quan hệ kinh doanh với tổ chức;
• Thông tin về các quy trình mà tổ chức áp dụng để giám sát liên tục tài khoản và giao dịch của khách hàng;
• Thông tin về các khóa đào tạo / hội thảo mà Cán bộ chuyên trách tuân thủ phòng, chống rửa tiền đã tham dự và các tài liệu giáo dục khác mà người này đã tiếp nhận;
• Thông tin về hoạt động đào tạo / giáo dục và tài liệu liên quan được cung cấp cho nhân viên trong năm, bao gồm số lượng khóa học / hội thảo đã tổ chức, thời lượng, số lượng và chức vụ của nhân viên tham dự, họ tên và trình độ chuyên môn của giảng viên, đồng thời nêu rõ khóa học / hội thảo đó do nội bộ xây dựng hay do tổ chức hoặc chuyên gia tư vấn bên ngoài cung cấp;
• Kết quả đánh giá tính phù hợp và hiệu quả của hoạt động đào tạo nhân viên;
• Thông tin kiến nghị về kế hoạch đào tạo cho năm tiếp theo;
• Thông tin về cơ cấu và biên chế nhân sự của bộ phận Cán bộ chuyên trách tuân thủ, cũng như các kiến nghị về nguồn nhân lực và kỹ thuật bổ sung cần thiết nhằm tăng cường các biện pháp và quy trình phòng, chống rửa tiền và chống tài trợ khủng bố, cùng thời hạn thực hiện các kiến nghị đó.

6.1 Nguyên tắc chung

Nguyên tắc của việc Công ty áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro là phân bổ nguồn lực một cách tương xứng theo mức độ rủi ro rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/FT) mà Công ty phải đối mặt, để khách hàng có rủi ro cao nhận được mức độ quan tâm cao nhất, nhằm đáp ứng các yêu cầu pháp lý và phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố một cách hiệu quả. Việc áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro phải bảo đảm rằng các biện pháp phòng ngừa hoặc giảm thiểu rửa tiền/tài trợ khủng bố tương xứng với các rủi ro đã được nhận diện, và bảo đảm nguồn lực được phân bổ theo cách hiệu quả nhất. Chính sách này thiết lập khuôn khổ cho phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro mà Công ty phải thực hiện.

6.2Do các yêu cầu quản lý và rủi ro không ngừng thay đổi, Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền phải liên tục giám sát và đánh giá hiệu quả của các biện pháp và thủ tục trong phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro đã được áp dụng. Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền cũng chịu trách nhiệm xây dựng và thực hiện tất cả các chính sách, thủ tục và biện pháp kiểm soát khác theo khuôn khổ của phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro đã được áp dụng.

Hội đồng quản trị phải rà soát ít nhất mỗi năm một lần tính đầy đủ của việc Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền thực hiện phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro này.

Các yếu tố rủi ro bắt buộc phải xem xét, liên quan đến:

• Loại hình khách hàng
• Khu vực tài phán
• Loại sản phẩm/dịch vụ
• Giao dịch
• Kênh phân phối

6.3 Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro được áp dụng

Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro mà Tổ chức tuân theo và được quy định trong Chính sách này được xây dựng dựa trên các nguyên tắc sau:

• Nhận thức rằng mối đe dọa rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF) khác nhau tùy theo khách hàng, quốc gia và giao dịch tài chính;
• Cho phép Tổ chức phân biệt rủi ro của các khách hàng khác nhau, và đối chiếu phù hợp với các đặc điểm khách hàng cụ thể và rủi ro giao dịch tài chính của họ;
• Cho phép Tổ chức xây dựng các chính sách, thủ tục và biện pháp kiểm soát tương ứng dựa trên hoàn cảnh và đặc điểm cụ thể của mình;
• Góp phần xây dựng một hệ thống có hiệu quả chi phí cao hơn;
• Thúc đẩy việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc và hành động của Tổ chức, nhằm ứng phó với khả năng xảy ra rửa tiền/tài trợ khủng bố thông qua các giao dịch trò chơi trực tuyến và cá cược.

Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro được Tổ chức áp dụng bao gồm các biện pháp, chỉ số và thủ tục cụ thể, nhằm đánh giá cách thức hiệu quả về chi phí và phù hợp nhất để nhận diện và quản lý các rủi ro rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF) mà Tổ chức phải đối mặt.

Các biện pháp này bao gồm:

• Nhận diện và đánh giá các rủi ro rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF) phát sinh từ đặc điểm dữ liệu khách hàng, số tiền gửi và các chi tiết liên quan;
• Quản lý và giảm thiểu các rủi ro đã được đánh giá thông qua các biện pháp, thủ tục và kiểm soát phù hợp và hiệu quả;
• Liên tục giám sát và cải thiện việc vận hành hiệu quả của các chính sách, thủ tục và kiểm soát;
• Căn cứ vào các chỉ số khác nhau, áp dụng các biện pháp phù hợp và các quy định thủ tục tương ứng, với tính chất và phạm vi tương xứng với mức độ rủi ro mà các chỉ số đó phản ánh. Các chỉ số này bao gồm:
  • Phân bố địa lý của giao dịch và khách hàng;
  • Thông lệ tiêu chuẩn của ngành cung cấp dịch vụ trò chơi trực tuyến và cá cược;
  • Số lượng và quy mô giao dịch;
  • Quốc gia nguồn và quốc gia đích của tiền của khách hàng;
  • Các trường hợp sai lệch so với khối lượng giao dịch dự kiến;
  • Ghi chép các hành động đã thực hiện, nhằm bảo đảm Tổ chức luôn có thể chứng minh với Ủy ban Cấp phép Trò chơi Máy tính hoặc cơ quan có thẩm quyền rằng các biện pháp phòng, chống rửa tiền/tài trợ khủng bố và các thủ tục kiểm soát mà Tổ chức áp dụng tương xứng với các rủi ro mà Tổ chức phải đối mặt khi cung cấp dịch vụ trò chơi trực tuyến và cá cược.

6.4 Các rủi ro đã được nhận diện

Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro được Tổ chức áp dụng bao gồm việc nhận diện, ghi chép và đánh giá các rủi ro cần được quản lý. Trong trường hợp các dịch vụ trò chơi trực tuyến và cá cược mà Tổ chức cung cấp được thực hiện theo cách tương đối đơn giản cho một số lượng nhỏ khách hàng, hoặc cho các khách hàng có đặc điểm tương tự, Tổ chức phải triển khai các thủ tục liên quan để tập trung vào những khách hàng nằm ngoài phạm vi “thông thường”.

Dưới đây là các nguồn rủi ro mà Tổ chức phải đối mặt trong công tác phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố (ML/TF), cũng như các loại rủi ro mà Tổ chức phải xem xét khi áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro và thiết lập phân loại rủi ro ML/TF của khách hàng:

Tính chất khách hàng:

• Khách hàng là người có ảnh hưởng chính trị (PEPs);
• Khách hàng có giao dịch với số tiền lớn;
• Khách hàng đến từ các quốc gia có rủi ro cao, hoặc các quốc gia nổi tiếng về mức độ tham nhũng cao, tội phạm có tổ chức hoặc buôn bán ma túy;
• Khách hàng không sẵn sàng cung cấp thông tin phù hợp;
• Khách hàng sử dụng VPN hoặc máy chủ proxy để che giấu địa chỉ IP của mình;
• Khách hàng sử dụng các thiết bị khác nhau để truy cập trang web của Tổ chức.

Dịch vụ của Tổ chức:

• Số tiền, nguồn gốc và điểm đến của các khoản tiền gửi và rút tiền;
• Phương thức gửi tiền và rút tiền;
• Tính chất của ngành trò chơi trực tuyến và cá cược.

6.5 Phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro được áp dụng

‧Phương pháp được Tổ chức áp dụng cho rằng, việc đánh giá rủi ro dựa trên các nguồn rủi ro nêu trên phải được thực hiện ngay từ khi bắt đầu thiết lập quan hệ kinh doanh với khách hàng. Tuy nhiên, hồ sơ rủi ro toàn diện chỉ có thể được hình thành sau khi khách hàng bắt đầu thực hiện giao dịch qua tài khoản và hoàn tất thủ tục thẩm định khách hàng (CDD).

‧Xét đến các tình huống nêu trên, cũng như thực tế rằng Công ty sẽ cung cấp dịch vụ trò chơi trực tuyến và cá cược và tuyệt đại đa số khách hàng sẽ đăng ký theo phương thức không gặp mặt trực tiếp, sau khi hoàn tất thẩm định khách hàng (CDD), Công ty phải căn cứ vào các biến số và chỉ số rủi ro khác nhau để đánh dấu loại hình khách hàng và hồ sơ rủi ro là rủi ro cao, rủi ro trung bình hoặc rủi ro thấp.

Phương pháp luận được áp dụng yêu cầu Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền thực hiện thẩm định khách hàng cơ bản (CDD) đối với các trường hợp có rủi ro rửa tiền/tài trợ khủng bố thấp; thực hiện thẩm định khách hàng cơ bản kèm theo giám sát chặt chẽ đối với các trường hợp rủi ro trung bình; còn đối với các trường hợp rủi ro cao, phải thực hiện thẩm định tăng cường (EDD) và giám sát chặt chẽ các chỉ số cụ thể làm tăng mức độ rủi ro.

Cường độ giám sát và việc rà soát giao dịch đối với tất cả các tài khoản khách hàng phải được xác định theo mức độ rủi ro của họ, và tối thiểu phải đạt được khả năng nhận diện tất cả các khách hàng có rủi ro cao.

6.6 Quản lý và giám sát rủi ro động

Việc đánh giá và quản lý rủi ro không phải là một sự kiện riêng lẻ có thời hạn xác định, mà là một quy trình động được tiến hành liên tục. Hoạt động của khách hàng thay đổi theo thời gian, và các phương thức giao dịch được sử dụng để rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố cũng vậy.

Trong bối cảnh đó, Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền có trách nhiệm định kỳ rà soát các đặc điểm của khách hàng hiện hữu và khách hàng mới, cũng như các biện pháp, thủ tục và kiểm soát được thiết kế để giảm thiểu các rủi ro liên quan. Các đợt rà soát này phải được ghi chép đầy đủ và được đưa vào Báo cáo phòng, chống rửa tiền hằng năm.

Để xây dựng và thực hiện các biện pháp và thủ tục phù hợp dựa trên rủi ro, cũng như thực hiện thẩm định khách hàng (CDD), Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền và Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng phải tham khảo các dữ liệu, thông tin và báo cáo, ví dụ: khách hàng (theo nguồn gốc hoặc nơi cư trú) đến từ các quốc gia chưa thực hiện đầy đủ các khuyến nghị của Lực lượng Đặc nhiệm Tài chính (FATF), cũng như các báo cáo đánh giá quốc gia được công bố bởi các danh sách quốc tế liên quan sau đây.

• Lực lượng Đặc nhiệm Tài chính (FATF)
• Ủy ban Chuyên gia Đặc biệt của Hội đồng Châu Âu về Đánh giá các Biện pháp Phòng, chống Rửa tiền
• Chính sách Đối ngoại và An ninh Chung của Liên minh Châu Âu (CFSP)
• Ủy ban Trừng phạt của Hội đồng Bảo an Liên Hợp Quốc
• Mạng lưới Thông tin Rửa tiền Quốc tế (IMOLIN)
• Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF)

Xét đến tính chất hoạt động kinh doanh của Tổ chức, một số quốc gia phải bị cấm sử dụng dịch vụ của Tổ chức do các quy định pháp luật liên quan đến trò chơi và cá cược tại địa phương và ngoài lãnh thổ.

Ngoài ra, Tổ chức đã triển khai các biện pháp kiểm soát cụ thể để theo dõi hoạt động và hành vi của người chơi. Các biện pháp này mang tính đặc thù của ngành trò chơi và cá cược, đồng thời cũng là một phần của hệ thống phòng, chống gian lận, ví dụ:

Các chỉ số giám sát hoạt động của người chơi và gian lận (trò chơi/cá cược):

• Sử dụng VPN hoặc máy chủ proxy (Proxy Servers).
• Sử dụng các thiết bị khác nhau để truy cập dịch vụ.
• Tần suất gửi tiền.
• Phương thức thanh toán được sử dụng.
• Sử dụng nhiều phương thức thanh toán hoặc đột ngột chuyển từ phương thức thanh toán này sang phương thức khác.
• Cố gắng sử dụng thẻ tín dụng không vượt qua xác thực 3D Secure.
• Cố gắng sử dụng thẻ tín dụng không đủ số dư.
• Sử dụng nhiều thẻ ngân hàng.
• Cố gắng rút tiền bằng phương thức thanh toán chưa từng được sử dụng trước đó.
• Tỷ lệ giữa số tiền đặt cược và số tiền gửi (Bet-to-Deposit Ratio).
• Tỷ lệ giữa số tiền đặt cược và số dư tài khoản hiện tại (Bet-to-Current-Balance Ratio).

Các yếu tố kích hoạt này có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá rủi ro tổng thể đối với khách hàng, và có thể dẫn đến việc nộp báo cáo hoạt động đáng ngờ hoặc chấm dứt tài khoản.

7.1 Mục đích của Chính sách tuân thủ lệnh trừng phạt là thiết lập các nguyên tắc và tiêu chuẩn cấp cao của KWBYO LIMITED trong việc quản lý và ngăn ngừa vi phạm lệnh trừng phạt, đồng thời xây dựng một khuôn khổ kiểm soát nội bộ nhằm giảm thiểu các rủi ro liên quan đến vi phạm lệnh trừng phạt.

Việc Tổ chức tuân thủ khuôn khổ quản lý về trừng phạt là hết sức quan trọng, nhằm mục đích:

• Tránh cho Tổ chức phải chịu các chế tài hành chính và/hoặc chế tài quản lý;
• Bảo vệ uy tín của Tổ chức.

Chính sách này áp dụng đối với:

• Bộ phận Tuân thủ Phòng, chống Rửa tiền;
• Hội đồng quản trị;
• Bộ phận Thanh toán/Bộ phận Hậu cần.

7.2 Trừng phạt và cấm vận là gì

Trừng phạt và cấm vận là các hạn chế thương mại mang tính chính trị được áp dụng đối với các quốc gia cụ thể, nhằm mục đích duy trì hoặc khôi phục hòa bình và an ninh quốc tế. Các biện pháp này bao gồm:

• Cấm vận việc xuất khẩu hoặc cung cấp vũ khí và trang thiết bị liên quan, cấm hỗ trợ kỹ thuật, thương mại và tài trợ;
• Áp dụng trừng phạt tài chính đối với các quan chức chính phủ, cơ quan chính phủ và các công ty liên kết của họ, hoặc các tổ chức khủng bố và những người có liên quan;
• Cấm nhập khẩu nguyên liệu thô hoặc hàng hóa từ các quốc gia/khu vực tài phán bị trừng phạt;
• Áp dụng trừng phạt theo ngành đối với các thực thể cụ thể, hạn chế họ thực hiện các loại hoạt động nhất định.

7.3 Cơ quan ban hành các chương trình trừng phạt

• Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài Hoa Kỳ (OFAC, USA)
• Liên minh Châu Âu (EUROPEAN UNION)
• Liên Hợp Quốc (UNITED NATIONS)

7.4 Các loại chương trình trừng phạt

7.4.1 Trừng phạt cụ thể/theo danh sách —— liên quan đến danh sách cụ thể gồm các cá nhân, pháp nhân, tổ chức, tàu thuyền, v.v. được nêu đích danh.

7.4.2 Trừng phạt chung —— bao trùm các quốc gia hoặc khu vực tài phán cụ thể, và hạn chế nhiều hoạt động, ví dụ việc xuất khẩu một số hàng hóa, sản phẩm, các mặt hàng lưỡng dụng có thể sử dụng cho mục đích quân sự (như thép, hóa chất, bán vũ khí sang các quốc gia cụ thể).

7.4.3 Trừng phạt toàn diện —— bao trùm tất cả các loại hoạt động, bao gồm các quan hệ kinh doanh và/hoặc giao dịch liên quan đến các quốc gia/khu vực tài phán chịu trừng phạt toàn diện cụ thể (ví dụ: Triều Tiên, Crimea).

7.4.4 Trừng phạt theo ngành —— bao trùm các thực thể cụ thể (và các công ty con do họ nắm quyền kiểm soát) liên quan đến các ngành cụ thể của nền kinh tế Nga, và hạn chế các thực thể này thực hiện các hành vi cụ thể liên quan đến “nợ” hoặc “vốn cổ phần” mới hoặc các hoạt động khoan.

7.5 Các biện pháp Tổ chức áp dụng nhằm tuân thủ lệnh trừng phạt

7.5.1 Đánh giá rủi ro trừng phạt

Tổ chức phải tiến hành và ghi chép việc đánh giá rủi ro trừng phạt phù hợp theo loại hình hoạt động kinh doanh của mình, nhằm nhận diện, đo lường, hiểu rõ và quản lý các rủi ro trừng phạt mà Tổ chức phải đối mặt. Khi đánh giá rủi ro trừng phạt, Tổ chức tối thiểu phải xem xét các yếu tố sau đây có ảnh hưởng đến rủi ro trừng phạt:

Đối với hoạt động của Tổ chức:

• Các khu vực nơi Tổ chức hoạt động và cung cấp dịch vụ, bao gồm địa điểm hoạt động và cung cấp dịch vụ của các công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện thuộc cơ cấu của Tổ chức;
• Các dịch vụ và sản phẩm do Tổ chức cung cấp.

Đối với khách hàng của Tổ chức, Tổ chức phải xem xét các tình huống ảnh hưởng đến rủi ro được quy định trong Luật Phòng, chống Rửa tiền và Tài trợ Khủng bố, và đánh giá chúng trong bối cảnh rủi ro trừng phạt, bao gồm:

• Rủi ro khách hàng;
• Rủi ro quốc gia và rủi ro địa lý;
• Rủi ro liên quan đến các dịch vụ cung cấp cho khách hàng;
• Rủi ro của kênh cung cấp dịch vụ.

7.5.2 Tổ chức phải tiến hành đánh giá rủi ro trừng phạt đối với tất cả các lệnh trừng phạt, và việc đánh giá rủi ro trừng phạt này phải được Hội đồng quản trị của Tổ chức phê duyệt.

7.5.3 Tổ chức phải căn cứ vào kết quả đánh giá rủi ro trừng phạt để thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ về quản lý rủi ro trừng phạt. Chính sách rủi ro trừng phạt phải được Hội đồng quản trị phê duyệt.

7.5.4 Khi thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ về quản lý rủi ro trừng phạt, Tổ chức tối thiểu phải xem xét các đặc điểm rủi ro trừng phạt cao sau đây:

• Khách hàng hoặc giao dịch của họ có liên hệ với các vùng lãnh thổ, khu vực biên giới hoặc quốc gia bị trừng phạt;
• Hoạt động kinh tế của khách hàng, hoặc khách hàng liên quan đến ngành công nghiệp quân sự; liên quan đến việc bán, sản xuất, nhập khẩu hoặc xuất khẩu các mặt hàng lưỡng dụng chịu trừng phạt theo ngành, hoặc liên quan đến các cơ quan đối ngoại chuyên môn (như cục thiết kế quân sự, cơ quan nghiên cứu công nghệ vũ trụ, v.v.);
• Hoạt động kinh tế hoặc cá nhân của khách hàng không phù hợp với hoạt động kinh tế hoặc cá nhân mà họ đã kê khai;
• Khách hàng sử dụng cùng một tài liệu làm căn cứ cho nhiều giao dịch không liên quan;
• Các tài liệu do khách hàng nộp để hỗ trợ giao dịch có dấu hiệu gian lận, cho thấy khả năng lẩn tránh lệnh trừng phạt.

7.6 Các biện pháp KYC đối với khách hàng mới và khách hàng hiện hữu (nhằm mục đích tuân thủ lệnh trừng phạt)

Tổ chức đã triển khai các thủ tục KYC và thẩm định liên quan, nhằm bảo đảm rằng trong quá trình tiếp nhận khách hàng và trong suốt thời gian quan hệ kinh doanh, các đối tượng liên quan đều được sàng lọc theo danh sách trừng phạt. Nếu phát hiện trường hợp trùng khớp với danh sách trừng phạt, hệ thống sẽ tạo cảnh báo và chuyển cho Bộ phận Tuân thủ Phòng, chống Rửa tiền để điều tra thêm.

7.7 Thẩm định giao dịch của khách hàng (nhằm mục đích tuân thủ lệnh trừng phạt)

Tổ chức đã triển khai các thủ tục và quy trình liên quan, nhằm bảo đảm cả hai bên giao dịch (tức là việc sàng lọc không chỉ áp dụng đối với khách hàng, mà còn bao gồm cả tổ chức thanh toán) đều được tự động sàng lọc theo danh sách trừng phạt. Nếu phát hiện trường hợp trùng khớp với danh sách trừng phạt, hệ thống sẽ tạo cảnh báo và chuyển cho Bộ phận Tuân thủ Phòng, chống Rửa tiền để điều tra thêm.

7.8 Triển khai công cụ sàng lọc trừng phạt tự động

KWBYO LIMITED đã triển khai một giải pháp công nghệ thông tin (IT) nhằm tự động hóa việc thực hiện nghĩa vụ sàng lọc. Các dữ liệu quan trọng của tất cả khách hàng của Tổ chức (như tên, họ và địa chỉ) sẽ được tự động xuất ra và đối chiếu với danh sách trừng phạt. Việc kiểm tra này được thực hiện hằng ngày. Nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chịu trách nhiệm cập nhật danh sách trừng phạt hằng ngày, và tự động đối chiếu định kỳ khách hàng với danh sách trừng phạt đã được cập nhật.

Nếu trong quá trình đối chiếu, khách hàng bị đánh dấu là đối tượng có khả năng bị hạn chế, thì được coi là trùng khớp. Giải pháp IT này đồng thời sẽ tạo thông báo cảnh báo, bao gồm tất cả các kết quả đối chiếu, và gửi cho Bộ phận Tuân thủ Phòng, chống Rửa tiền.

Các chức năng do giải pháp IT tự động này thực hiện bao gồm:

• Sàng lọc tự động hằng ngày các khách hàng hiện hữu, và liên tục đối chiếu các giao dịch với danh sách trừng phạt hiện hành;
• Liên tục theo dõi các chương trình trừng phạt do các cơ quan có thẩm quyền quản lý, để kịp thời áp dụng các biện pháp và kiểm soát cần thiết nhằm bảo đảm tuân thủ các chương trình trừng phạt.

7.9 Kiểm thử và kiểm toán giải pháp IT tự động

Bộ phận Tuân thủ Phòng, chống Rửa tiền có nghĩa vụ kiểm thử giải pháp IT tự động, nhằm bảo đảm các kết quả thu được trong quá trình sàng lọc là chính xác, và danh sách trừng phạt được cập nhật kịp thời. Việc kiểm thử này phải được thực hiện ít nhất sáu tháng một lần, và phải được thực hiện ngay khi có biện pháp trừng phạt mới được ban hành.

7.10 Phong tỏa và giải tỏa các tài khoản bị trừng phạt

Trong trường hợp pháp luật hiện hành yêu cầu, Tổ chức sẽ phong tỏa tài sản trong tài khoản thuộc về các đối tượng bị trừng phạt cụ thể, hoặc trong các trường hợp khác cần phong tỏa. Chính sách trừng phạt cũng yêu cầu phong tỏa tài khoản cho đến khi việc rà soát hoàn tất, nhằm xác định có cần thực hiện phong tỏa tài sản hay không, hoặc có hành vi vi phạm pháp luật xảy ra hay không.

Tổ chức phải phong tỏa các tài khoản thuộc về các đối tượng bị trừng phạt cụ thể theo các cách sau:

• Tổ chức phải phong tỏa tài khoản của các đối tượng liên quan theo yêu cầu của pháp luật Liên minh Châu Âu;
• Trong trường hợp thuộc phạm vi tài phán của Hoa Kỳ, Tổ chức phải phong tỏa tài khoản của các đối tượng liên quan theo các yêu cầu trừng phạt của pháp luật Hoa Kỳ.

Tài khoản bị phong tỏa chỉ có thể được giải tỏa trong các trường hợp sau:

• Được khu vực tài phán yêu cầu phong tỏa cho phép; hoặc
• Lệnh trừng phạt cụ thể dẫn đến việc phong tỏa hoặc chặn tài sản đã chính thức được dỡ bỏ.

Tổ chức không được tham gia các giao dịch liên quan đến các đối tượng chịu lệnh trừng phạt cụ thể do Liên minh Châu Âu, Liên Hợp Quốc và Văn phòng Kiểm soát Tài sản Nước ngoài Hoa Kỳ (OFAC) áp dụng, trừ khi các giao dịch đó được cho phép theo các quy định trừng phạt liên quan và đã được Bộ phận Tuân thủ Phòng, chống Rửa tiền xác nhận trước.

8.1 Chính sách chấp nhận khách hàng (CAP) sẽ tuân theo các nguyên tắc và hướng dẫn được nêu trong Chính sách này, và quy định các tiêu chuẩn chấp nhận khách hàng mới. Chính sách này cũng quy định các tiêu chuẩn phân loại khách hàng mà Tổ chức, đặc biệt là các nhân viên tham gia quy trình mở tài khoản khách hàng, phải tuân thủ.

Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền chịu trách nhiệm áp dụng tất cả các quy định của CAP. Trong bối cảnh đó, Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng cũng phải hỗ trợ Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền thực hiện CAP (nếu áp dụng).

Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền phải rà soát và đánh giá việc thực hiện phù hợp CAP và các quy định liên quan ít nhất mỗi năm một lần.

8.2 Các nguyên tắc chung của Chính sách chấp nhận khách hàng (CAP)

• Tổ chức phải căn cứ vào phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro nêu trên để phân chia khách hàng thành ba hạng mục rủi ro khác nhau.
• Khi khách hàng là khách hàng tiềm năng, tài khoản của họ chỉ có thể được kích hoạt đầy đủ sau khi hoàn tất các biện pháp và thủ tục thẩm định khách hàng (CDD) liên quan, và được thực hiện theo các nguyên tắc và thủ tục quy định trong Chính sách này.
• Nhân viên của Công ty bị nghiêm cấm mở hoặc duy trì tài khoản ẩn danh, tài khoản đánh số, hoặc tài khoản sử dụng tên không khớp với tên trên giấy tờ tùy thân chính thức của khách hàng. Không được mở bất kỳ tài khoản nào dưới tên ẩn danh hoặc hư cấu.
• Trước khi việc thẩm định khách hàng (CDD) được Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền phê duyệt, không tài khoản nào được kích hoạt đầy đủ.

8.3 Tiêu chuẩn chấp nhận khách hàng mới (theo phân loại rủi ro tương ứng của họ)

• Tổ chức chỉ chấp nhận các khách hàng được phân loại là rủi ro thấp, và khách hàng đó phải vượt qua thẩm định khách hàng (CDD) và tuân theo các nguyên tắc chung của chính sách hiện hành.

Các loại khách hàng sau đây không được thiết lập quan hệ kinh doanh với Tổ chức:

• Người không thể hoặc từ chối nộp các dữ liệu và thông tin cần thiết để xác minh danh tính mà không có lý do chính đáng;
• Người yêu cầu mở hoặc duy trì tài khoản ẩn danh, tài khoản đánh số, hoặc tài khoản sử dụng tên không khớp với tên trên giấy tờ tùy thân chính thức;
• Khách hàng yêu cầu chuyển khoản tiền gửi ban đầu bằng tiền mặt;
• Pháp nhân;
• Tài khoản được mở dưới danh nghĩa bên thứ ba;
• Người có tài liệu đã nộp cho thấy tồn tại khiếm khuyết trong giai đoạn rà soát.
• Khách hàng đến từ các khu vực tài phán không hợp tác;
• Khách hàng có thông tin/báo cáo tiêu cực, hoặc đang bị điều tra;
• Khách hàng có tên trong danh sách tài trợ khủng bố, hoặc được biết là có liên quan đến các hoạt động rửa tiền;
• Cá nhân bị trừng phạt.

9.1 Việc áp dụng thủ tục thẩm định và nhận dạng khách hàng

Công ty phải thực hiện phù hợp thủ tục nhận dạng khách hàng và các biện pháp thẩm định khách hàng (CDD) trong các trường hợp sau:

• Khi thiết lập quan hệ kinh doanh với khách hàng;
• Khi có nghi ngờ về rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF), bất kể giá trị giao dịch lớn hay nhỏ;
• Khi có nghi ngờ về tính xác thực hoặc tính đầy đủ của dữ liệu nhận dạng khách hàng đã thu thập trước đó;
• Khi tài khoản người chơi được gửi vào số tiền đáng kể;
• Bất kỳ trường hợp nào khác mà Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền cho là cần thiết.

Trong bối cảnh đó, Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền có trách nhiệm thực hiện tất cả các thủ tục liên quan được nêu trong Chính sách này. Ngoài ra, Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng cũng phải chịu trách nhiệm thu thập và lưu trữ các tài liệu nhận dạng khách hàng liên quan theo thủ tục lưu giữ hồ sơ được nêu trong Chính sách này.

9.2Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền cũng phải luôn lưu giữ và sử dụng các tài liệu và dữ liệu cần thiết liên quan đến khách hàng tiềm năng, để thực hiện thủ tục thẩm định khách hàng (CDD) và nhận dạng, đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và chỉ thị liên quan. Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền cũng phải rà soát việc thực hiện phù hợp tất cả các chính sách và thủ tục được nêu trong Chính sách này ít nhất mỗi năm một lần.

Tổ chức chỉ có thể thiết lập quan hệ kinh doanh với khách hàng sau khi đã hoàn thành đầy đủ các hành động sau:

• Nhận dạng khách hàng, và trong thời hạn cho phép, hoàn tất việc xác minh danh tính thông qua thu thập giấy tờ tùy thân;
• Xác định mục đích và tính chất dự kiến của quan hệ kinh doanh;
• Đánh giá rủi ro rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF) của khách hàng, và phân loại khách hàng vào hạng mục rủi ro phù hợp theo Thủ tục Đánh giá Rủi ro Khách hàng;
• Áp dụng các biện pháp thẩm định cơ bản (CDD) hoặc thẩm định tăng cường (EDD) tương ứng;
• Sàng lọc những người liên quan theo các danh sách trừng phạt tài chính liên quan.

Nếu Tổ chức không thể tuân thủ các yêu cầu thẩm định khách hàng (CDD), ví dụ:

• Không thể xác định khách hàng tự kinh doanh hay chịu sự kiểm soát của người khác;
• Không thể thu thập thông tin về mục đích và tính chất dự kiến của quan hệ kinh doanh của khách hàng;
• Không thể xác minh danh tính khách hàng dựa trên tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin từ nguồn đáng tin cậy và độc lập;
• Không thể giám sát liên tục quan hệ kinh doanh của khách hàng và các giao dịch được thực hiện trong quá trình giao dịch kinh doanh của họ;
• Không thể tuân thủ các yêu cầu về biện pháp CDD hoặc EDD hiện hành khác;

thì Tổ chức sẽ không thiết lập quan hệ kinh doanh, sẽ chấm dứt quan hệ kinh doanh hiện có, và khi cần thiết sẽ xem xét báo cáo vụ việc cho cơ quan có thẩm quyền.

9.3 Nhận dạng khách hàng

Việc nhận dạng ban đầu đối với khách hàng được thực hiện thông qua rà soát việc đăng ký ban đầu của tài khoản người chơi. Khi đăng ký, các thông tin sau sẽ được thu thập:

• Số tài khoản (do hệ thống tự động tạo);
• Mật khẩu;
• Ngày đăng ký (do hệ thống tự động tạo);
• Câu hỏi bảo mật;
• Câu trả lời cho câu hỏi bảo mật (phải nhập hai lần để xác nhận);
• Số điện thoại (bắt buộc xác minh);
• Địa chỉ email (bắt buộc xác minh);
• Họ;
• Tên;
• Ngày sinh;
• Loại giấy tờ;
• Số giấy tờ;
• Ngày cấp giấy tờ;
• Quốc gia;
• Địa chỉ hộ khẩu/địa chỉ đăng ký thường trú.

Các dữ liệu nêu trên sẽ giúp Bộ phận Phòng, chống Rửa tiền có thể thực hiện sàng lọc sơ bộ đối với khách hàng tiềm năng.

9.4 Xác minh tài liệu

Khi Tổ chức xác minh danh tính của thể nhân, nhân viên chuyên trách phòng, chống rửa tiền phải:

• Rà soát các tài liệu xác minh do khách hàng cung cấp, để bảo đảm không phát hiện bất kỳ dấu hiệu gian lận nào;
• Bảo đảm các tài liệu dùng để xác minh danh tính còn hiệu lực và có ảnh của khách hàng;
• Sử dụng tài liệu, dữ liệu hoặc thông tin từ nguồn đáng tin cậy và độc lập, để xác minh các dữ liệu, tài liệu và thông tin do khách hàng nộp trong quá trình thẩm định (CDD).

9.5 Thủ tục KYC tiêu chuẩn và thẩm định khách hàng

Mục này quy định các biện pháp nhận dạng và thẩm định tối thiểu và tiêu chuẩn phải áp dụng đối với khách hàng. Phân loại rủi ro được gán cho khách hàng sau khi đánh giá và chấm điểm rủi ro sẽ quyết định các biện pháp thẩm định bổ sung phải áp dụng đối với từng khách hàng.

Danh tính thực của thể nhân phải được xác nhận thông qua thu thập các thông tin sau:

• Tên thật và/hoặc tên đang sử dụng, phải phù hợp với các tài liệu sau:
  • Nếu người đó là công dân của quốc gia thành viên Liên minh Châu Âu, phải cung cấp chứng minh thư chính thức còn hiệu lực (mặt trước và mặt sau) hoặc hộ chiếu chính thức còn hiệu lực;
  • Nếu người đó là công dân của quốc gia ngoài Liên minh Châu Âu, phải cung cấp hộ chiếu chính thức còn hiệu lực, có ảnh của người đó.

Các thông tin khác cần thu thập bao gồm:

• Địa chỉ thường trú đầy đủ (bao gồm mã bưu chính);
• Số điện thoại;
• Địa chỉ email;
• Ngày sinh và nơi sinh;
• Mẫu chữ ký (khi thu thập giấy tờ tùy thân cá nhân);
• Thông tin về việc người đó hiện tại hoặc trong mười hai tháng qua có từng đảm nhiệm chức vụ công hay không, cũng như người đó có phải là thân nhân trực hệ hoặc người có quan hệ mật thiết với người hiện đang hoặc trong mười hai tháng qua từng đảm nhiệm chức vụ công hay không, nhằm xác định có thuộc diện người có ảnh hưởng chính trị (PEP) hay không. Loại thông tin này phải được thu thập một cách độc lập thông qua cơ sở dữ liệu sàng lọc.

Ngoài việc xác minh tên, còn phải xác minh địa chỉ cư trú thường xuyên của khách hàng, có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

• Thu thập hóa đơn dịch vụ công cộng gần đây (trong vòng 3 tháng) đứng tên khách hàng (như hóa đơn điện, nước, gas, phí xử lý rác), giấy báo thuế đô thị hoặc sao kê ngân hàng do tổ chức tài chính có uy tín phát hành;
• Chấp nhận hóa đơn điện thoại cố định hoặc hóa đơn phí Internet yêu cầu phải có điện thoại cố định.

9.6 Để ngăn ngừa tài liệu giả mạo hoặc làm nhái, khách hàng tiềm năng phải được yêu cầu cung cấp bản sao của tài liệu gốc (không được là hóa đơn trực tuyến).

Lưu ý:Hóa đơn dịch vụ công cộng được cung cấp phải được rà soát, để xác nhận dịch vụ tương ứng với hóa đơn đó thực sự có phát sinh tiêu dùng, qua đó xác định thông tin khách hàng kê khai có đúng sự thật hay không. Việc tồn tại hồ sơ tiêu dùng thực tế sẽ là dấu hiệu mạnh mẽ cho thấy địa chỉ khách hàng kê khai thực sự là địa chỉ cư trú thực tế và hiện tại của họ.

Các tài liệu chứng minh địa chỉ cư trú, cùng bản sao tất cả các trang liên quan của hộ chiếu/chứng minh thư (tối thiểu phải bao gồm số hộ chiếu/chứng minh thư, ngày cấp và ngày hết hạn, quốc gia, ngày sinh của khách hàng, kèm theo ảnh rõ ràng của người mang giấy tờ và chữ ký) đều phải được lưu trong hồ sơ khách hàng.

9.7Ngoài các thông tin do chính khách hàng cung cấp, còn phải tiến hành tìm kiếm thông qua phần mềm chuyên dụng và Internet, để thu thập thông tin về các chức vụ công mà khách hàng tiềm năng đã đảm nhiệm trong mười hai tháng qua hoặc trước đó, và xác nhận người đó có phải là thân nhân trực hệ hoặc người có quan hệ mật thiết với những người như vậy hay không, nhằm xác minh khách hàng đó có thuộc diện người có ảnh hưởng chính trị (PEP) hay không.

10.1 Tổ chức phải áp dụng các biện pháp bổ sung và tăng cường trong các trường hợp về bản chất có rủi ro rửa tiền và tài trợ khủng bố cao.

Ngoài các tài khoản người chơi đã được Tổ chức phân loại là rủi ro cao thông qua đánh giá rủi ro, pháp luật và chỉ thị còn quy định rõ các loại khách hàng sau đây cũng phải được phân loại là rủi ro cao và áp dụng các biện pháp thẩm định tăng cường (EDD):

• Các giao dịch phức tạp và có giá trị lớn bất thường, hoặc các giao dịch có tính chất bất thường;
• Tài khoản của người có ảnh hưởng chính trị (PEPs);
• Các giao dịch với thể nhân hoặc pháp nhân được thành lập tại các quốc gia thứ ba có rủi ro cao.

Các biện pháp thẩm định tăng cường tối thiểu phải áp dụng đối với tất cả các khách hàng rủi ro cao của Tổ chức bao gồm:

• Rà soát và cập nhật hồ sơ khách hàng ít nhất mỗi năm một lần (hoặc với khoảng thời gian ngắn hơn khi cần thiết);
• Áp dụng các biện pháp nghiêm ngặt hơn và thu thập các tài liệu hỗ trợ, để xác nhận và xác minh nguồn tài sản của khách hàng;
• Giám sát hành vi giao dịch một cách có hệ thống và toàn diện.

10.2 Khách hàng liên quan đến các giao dịch phức tạp hoặc có giá trị lớn bất thường hoặc các loại giao dịch bất thường

Trong phạm vi hợp lý và khả thi, Tổ chức phải rà soát bối cảnh và mục đích của tất cả các giao dịch phức tạp và có giá trị lớn bất thường, cũng như tất cả các giao dịch bất thường thiếu mục đích rõ ràng hoặc hợp pháp.

Để đánh giá và xác định thêm liệu các giao dịch hoặc hoạt động đó có đáng ngờ hay không, Tổ chức phải phân loại khách hàng thực hiện các giao dịch phức tạp, có giá trị lớn bất thường hoặc bất thường này là rủi ro cao, nhằm tăng cường mức độ và tính chất giám sát đối với quan hệ kinh doanh đó.

Ví dụ về các giao dịch phức tạp, có giá trị lớn bất thường hoặc bất thường bao gồm:

• Các giao dịch không phù hợp với những gì Tổ chức dự kiến dựa trên hiểu biết về khách hàng, quan hệ kinh doanh của họ hoặc hạng mục mà họ thuộc về;
• Các giao dịch bất thường hoặc ngoài dự kiến so với hoạt động thông thường của khách hàng, hoặc so với các giao dịch thường liên quan đến các khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự;
• Các giao dịch đặc biệt phức tạp so với các giao dịch tương tự khác về các hạng mục, sản phẩm hoặc dịch vụ khách hàng liên quan.

Khi Tổ chức phát hiện các giao dịch phức tạp, có giá trị lớn bất thường hoặc bất thường, mà không được thông báo về lý do kinh tế hoặc mục đích hợp pháp liên quan, hoặc có nghi ngờ về tính chính xác của thông tin nhận được, Tổ chức phải áp dụng các biện pháp thẩm định tăng cường đối với khách hàng cụ thể liên quan đến các giao dịch đó, và xác nhận các giao dịch cụ thể đó có làm phát sinh nghi ngờ hay không.

Các biện pháp thẩm định tăng cường này bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Áp dụng các biện pháp hợp lý và phù hợp để hiểu rõ bối cảnh và mục đích của các giao dịch đó, ví dụ: thông qua việc thu thập sao kê ngân hàng, phiếu lương hoặc các tài liệu khác có thể cung cấp thông tin liên quan để xác nhận nguồn tiền, hoặc thu thập thêm thông tin về khách hàng để xác định tính hợp lý của việc họ thực hiện giao dịch cụ thể;
• Tăng cường giám sát các giao dịch đó và lịch sử giao dịch của khách hàng;
• Theo các quy định của thủ tục này đối với khách hàng rủi ro cao, giám sát quan hệ kinh doanh đó ít nhất mỗi năm một lần, hoặc thường xuyên hơn khi cần thiết;
• Đánh giá liệu khách hàng có nên tiếp tục được phân loại là rủi ro cao hay không, hoặc có cần áp dụng thêm các biện pháp khác hay không.

Tổ hợp các biện pháp thẩm định tăng cường áp dụng đối với từng khách hàng sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của từng trường hợp, cũng như các đặc điểm khiến giao dịch đó bị xác định là phức tạp hoặc bất thường.

10.3 Người có ảnh hưởng chính trị (PEPs)

Việc thiết lập quan hệ kinh doanh với người có ảnh hưởng chính trị có thể khiến Tổ chức phải đối mặt với rủi ro cao hơn, và đây cũng được coi là một trong những vấn đề rửa tiền quan trọng nhất toàn cầu. Tổ chức phải đặc biệt thận trọng khi xử lý các PEPs, phải phân loại họ là khách hàng rủi ro cao và áp dụng các biện pháp thẩm định tăng cường. Bộ phận Tuân thủ và các nhân viên chịu trách nhiệm liên quan khác phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về PEPs trong Chính sách này.

Cần nhấn mạnh rằng, Tổ chức phải đặc biệt thận trọng khi xử lý các PEPs đến từ các quốc gia thứ ba có rủi ro cao. Các quốc gia này thường phải đối mặt với vấn đề tham nhũng phổ biến và bất ổn kinh tế, và các tiêu chuẩn phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố của họ chưa đạt đến mức được quốc tế công nhận.

10.3.1 Pháp luật định nghĩa người có ảnh hưởng chính trị (PEPs) là: thể nhân đang hoặc đã từng đảm nhiệm các chức vụ công quan trọng tại Cộng hòa này hoặc tại nước ngoài, cũng như thành viên gia đình hoặc những người có quan hệ mật thiết đã được biết đến của những người đó.

10.3.1.1 Theo định nghĩa này, “chức vụ công quan trọng” là bất kỳ chức vụ công nào sau đây:

• Nguyên thủ quốc gia, người đứng đầu chính phủ, bộ trưởng, thứ trưởng hoặc trợ lý bộ trưởng;
• Thành viên quốc hội hoặc cơ quan lập pháp tương tự;
• Thành viên cơ quan lãnh đạo của đảng chính trị;
• Thành viên tòa án tối cao, tòa án hiến pháp hoặc cơ quan tư pháp cấp cao khác, mà phán quyết của các cơ quan này, trừ trường hợp đặc biệt, không thể bị kháng cáo;
• Thành viên tòa kiểm toán và thành viên hội đồng quản trị ngân hàng trung ương;
• Đại sứ, đại biện và sĩ quan cấp cao của lực lượng vũ trang hoặc lực lượng an ninh;
• Thành viên cơ quan hành chính, quản lý hoặc giám sát của doanh nghiệp nhà nước;
• Người đứng đầu các bộ, cấp phó và tổng vụ trưởng, cũng như thành viên hội đồng của tổ chức quốc tế hoặc cơ quan có chức năng tương đương;
• Thị trưởng.

Cần quy định rằng, các chức vụ công nêu trên không được hiểu là bao gồm các quan chức cấp trung hoặc cấp thấp hơn.

10.3.1.2 “Thành viên gia đình” bao gồm những người sau:

• Vợ/chồng của người có ảnh hưởng chính trị, hoặc người được coi là vợ/chồng;
• Con của người có ảnh hưởng chính trị và vợ/chồng của người con đó, hoặc người được coi là vợ/chồng;
• Cha mẹ của người có ảnh hưởng chính trị.

10.3.1.3 “Người có quan hệ mật thiết” là thể nhân thuộc các trường hợp sau:

• Người được biết là cùng với người có ảnh hưởng chính trị sở hữu quyền sở hữu hưởng lợi của pháp nhân hoặc thỏa thuận pháp lý, hoặc có quan hệ kinh doanh mật thiết khác với người đó;
• Người một mình sở hữu quyền sở hữu hưởng lợi của pháp nhân hoặc thỏa thuận pháp lý, mà pháp nhân hoặc thỏa thuận pháp lý đó được biết là đã được thành lập vì lợi ích thực tế của người có ảnh hưởng chính trị.

Ngoài ra còn quy định rằng, khi một PEP không còn đảm nhiệm chức vụ công quan trọng tại Cộng hòa này, quốc gia thành viên, quốc gia thứ ba hoặc tổ chức quốc tế, Tổ chức vẫn phải coi quan hệ kinh doanh với người đó là rủi ro cao, và duy trì trong thời gian ít nhất mười hai tháng. Tổ chức sẽ đánh giá từng trường hợp cụ thể, và khi cần thiết, tiếp tục duy trì phân loại PEP sau khi hết thời hạn mười hai tháng, bao gồm cả trong toàn bộ thời gian quan hệ kinh doanh trong tương lai.

Nếu người nộp đơn là khách hàng cá nhân đáp ứng định nghĩa PEP, tài khoản của họ phải được phân loại là Rủi ro cao – PEP.

10.3.2 Để xác định khách hàng tiềm năng có thuộc diện PEP hay không, Tổ chức phải đánh giá các nguồn thông tin sau:

• Thông tin do chính khách hàng cung cấp;
• Cơ sở dữ liệu sàng lọc; tuy nhiên cần nhấn mạnh rằng, việc cơ sở dữ liệu sàng lọc phân loại một người là PEP không nhất thiết có nghĩa là người đó thực sự thuộc diện PEP. Mặt khác, nếu cơ sở dữ liệu sàng lọc không phân loại một người là PEP, nhưng theo thông tin thu thập được theo điểm (i) nêu trên và điểm (iii) hoặc (iv) dưới đây, người đó đáp ứng định nghĩa PEP, thì người đó vẫn phải được phân loại là PEP;
• Tìm kiếm trên Internet;
• Bất kỳ thông tin đáng tin cậy và có thể tiếp cận công khai nào khác.

10.3.3 Bằng chứng và kết quả tìm kiếm từ các nguồn nêu trên phải được lưu trong hồ sơ khách hàng. Tổ chức sẽ đánh giá từng trường hợp cụ thể, và khi cần thiết, tiếp tục duy trì phân loại PEP sau khi hết thời hạn mười hai tháng, bao gồm cả trong toàn bộ thời gian quan hệ kinh doanh, nếu được cho là phù hợp thì cũng phải duy trì phân loại này.

10.3.4 Nếu tại thời điểm thiết lập quan hệ kinh doanh, khách hàng được xác nhận là PEP theo các nguồn nêu trên, và quan hệ kinh doanh đó được phân loại là PEP, thì phải tuân theo các biện pháp thẩm định tăng cường bổ sung sau:

Quyết định thiết lập quan hệ kinh doanh với PEP, hoặc quyết định có tiếp tục duy trì quan hệ kinh doanh hay không khi khách hàng được xác nhận là PEP trong thời gian quan hệ kinh doanh đang diễn ra, phải do Hội đồng quản trị đưa ra.Đơn xin phê duyệt như vậy phải kèm theo báo cáo tóm tắt do nhân viên chịu trách nhiệm chuẩn bị, nội dung bao gồm hồ sơ tổng quan về khách hàng và bối cảnh của PEP, để Hội đồng quản trị đưa ra quyết định với đầy đủ thông tin.

Trước khi thiết lập quan hệ kinh doanh với PEP, phải thu thập đầy đủ tài liệu thông tin,không chỉ để xác nhận danh tính của họ, mà còn để đánh giá uy tín kinh doanh, tính chính trực và/hoặc tính chuyên nghiệp của họ (ví dụ: thư giới thiệu từ bên thứ ba đáng tin cậy, hoặc xác nhận thông qua tìm kiếm trên Internet rằng không xuất hiện nghi vấn liên quan đến uy tín hoặc tính chính trực), và phải thực hiện khi được cho là cần thiết.

Phải áp dụng đầy đủ các biện pháp thẩm định tăng cường, để xác nhận và thiết lập nguồn tài sản và nguồn tiền của PEP,bảo đảm trong quan hệ kinh doanh của họ không tồn tại các khoản tiền có nguồn gốc từ tham nhũng hoặc các hoạt động phạm tội khác. Tổ chức phải thu thập các thông tin/tài liệu liên quan theo quy định của Chính sách này, để xây dựng hồ sơ tổng quan kinh doanh/kinh tế đầy đủ. Nguồn tài sản phải dựa trên thông tin thu được từ việc trao đổi với PEP tiềm năng, và được xác minh bằng tài liệu.

Khuôn khổ quản lý đặc biệt nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá nguồn tài sản của PEP, và yêu cầu Tổ chức, theo nguyên tắc nhạy cảm với rủi ro, nỗ lực hết sức để kiểm chứng tính chính xác của các thông tin về tài sản và nguồn gốc tài sản do PEP cung cấp, đối chiếu với các nguồn công khai sau:

• Các bản kê khai tài sản và thu nhập có thể tiếp cận công khai (một số quốc gia yêu cầu các quan chức nhất định phải kê khai);
• Sổ đăng ký bất động sản và/hoặc sổ đăng ký đất đai có thể tiếp cận công khai;
• Dữ liệu đăng ký công ty;
• Tìm kiếm trên Internet, bao gồm cả mạng xã hội.

Hồ sơ tổng quan về hoạt động kinh doanh dự kiến phải được dùng làm cơ sở cho việc giám sát liên tục mối quan hệ trong tương lai. Hồ sơ này phải được rà soát định kỳ và cập nhật bằng dữ liệu và thông tin mới. Nếu hoạt động kinh doanh mà khách hàng tham gia cho thấy đặc biệt dễ bị tổn thương trước tham nhũng, thì phải đặc biệt thận trọng.

Tất cả các thông tin/tài liệu nêu trên đều phải được lưu trong hồ sơ khách hàng làm bằng chứng.

10.3.5 Nếu tại thời điểm thiết lập quan hệ kinh doanh, cơ sở dữ liệu điện tử cho thấy người nộp đơn/cá nhân liên quan là PEP, nhưng Tổ chức có đầy đủ bằng chứng để kết luận rằng người đó đã không còn đảm nhiệm chức vụ công quan trọng, hoặc vì lý do khác không còn đáp ứng định nghĩa PEP nêu trên, do đó không nên bị phân loại là Rủi ro cao – PEP, thì tình huống này phải được ghi rõ trong hồ sơ khách hàng. Hồ sơ khách hàng phải kèm theo ghi chú giải thích đầy đủ lập trường và lý do của Tổ chức, nêu rõ tại sao người đó không còn thuộc định nghĩa PEP, và chỉ ra các nguồn trực tuyến hoặc nguồn khác được dùng để hỗ trợ quyết định này. Bằng chứng/bản sao từ các nguồn liên quan (như bài báo, trang web, trích đoạn báo chí, xác nhận do bên thứ ba đáng tin cậy cung cấp, v.v.) phải được lưu trong hồ sơ.

Tương tự, nếu cơ sở dữ liệu điện tử không phân loại một người là PEP, nhưng Tổ chức có đầy đủ bằng chứng để kết luận rằng người đó đáp ứng định nghĩa PEP và phải được phân loại là PEP, thì cũng phải xử lý theo cách tương ứng. Trong ghi chú tóm tắt được chuẩn bị về PEP, phải giải thích đầy đủ lý do, trích dẫn rõ ràng các nguồn mà Tổ chức căn cứ, và ghi chép đầy đủ tất cả các bằng chứng trong hồ sơ khách hàng.

Các nguyên tắc nêu trên cũng áp dụng đối với trường hợp rà soát/cập nhật hồ sơ khách hàng.

Ngoài ra, các biện pháp này cũng áp dụng đối với trường hợp trong quan hệ kinh doanh hiện có, bất kỳ thể nhân nào liên quan trở thành PEP tại một thời điểm nào đó trong thời gian quan hệ kinh doanh đang diễn ra. Ngay cả khi hệ thống sàng lọc chưa được cập nhật, nếu thông tin này được nhận diện tại bất kỳ thời điểm nào (ví dụ: khi rà soát khách hàng, hoặc do chính thể nhân đó tự thông báo cho Tổ chức, v.v.), phân loại khách hàng cũng phải được thay đổi tương ứng.

10.3.6 Quan hệ kinh doanh với các PEPs phải chịu sự giám sát tăng cường và liên tục.

Tổ chức phải giám sát liên tục các giao dịch và hồ sơ rủi ro của khách hàng PEP:

• Việc rà soát quan hệ kinh doanh phải được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần. Việc tiếp tục quan hệ kinh doanh phải được Hội đồng quản trị phê duyệt. Việc rà soát toàn diện hoạt động giao dịch và hồ sơ tổng quan của khách hàng cùng các PEPs liên quan phải do Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền thực hiện, và kết quả rà soát phải được tổng hợp trong một báo cáo tóm tắt. Nếu sau khi rà soát, Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền cho rằng quan hệ kinh doanh đó nên được tiếp tục, báo cáo tóm tắt này phải được đính kèm đơn xin duy trì quan hệ kinh doanh, trình Hội đồng quản trị xem xét.
• Báo cáo tối thiểu phải bao gồm các nội dung sau:
  • Các dữ liệu cơ bản, ví dụ: ngày thiết lập quan hệ kinh doanh, quan hệ đó có đang ở trạng thái ngủ đông hay không, v.v.;
  • Nhận xét về tình hình luân chuyển thực tế của tài khoản người chơi, và nêu rõ có phù hợp với tình hình luân chuyển dự kiến của tài khoản đó hay không (luân chuyển dự kiến phải được kết luận dựa trên nguồn tiền và nguồn tài sản đã được ghi chép bằng tài liệu và đã được xác minh);
  • Thuyết minh về mối liên hệ hoặc quan hệ phụ thuộc với các khách hàng khác của Tổ chức;
  • Tuyên bố rõ ràng về việc khách hàng đó có bị nghi ngờ về bất kỳ hoạt động bất thường nào hay không;
  • Đưa ra khuyến nghị rõ ràng cho Hội đồng quản trị, nêu rõ đề xuất tiếp tục quan hệ kinh doanh hay chấm dứt.
• Trong quá trình giám sát liên tục các giao dịch, Tổ chức phải giữ thận trọng, để nhận diện và đặc biệt chú ý đến bất kỳ giao dịch nào có vẻ bất thường hoặc khác thường. Các giao dịch này phải được đánh giá dựa trên thông tin hiện có về khách hàng và hồ sơ kinh doanh đã thiết lập, đồng thời xem xét liệu do sự xuất hiện của giao dịch bất thường đó, có cần rà soát lại và cập nhật các thông tin đang lưu giữ hay không.
• Nếu trong quá trình rà soát nêu trên hoặc giám sát liên tục quan hệ kinh doanh và giao dịch phát sinh bất kỳ tình huống đáng ngờ nào, thì phải xử lý theo quy định tại các mục liên quan của Chính sách này.
• Tất cả các tài liệu liên quan đến việc gia hạn và rà soát đều phải được lưu trữ thống nhất và đặt trong hồ sơ khách hàng.

10.4 Khách hàng liên quan đến các quốc gia thứ ba có rủi ro cao

Tổ chức phân loại các khách hàng là thể nhân có quốc tịch của quốc gia rủi ro cao hoặc cư trú tại quốc gia rủi ro cao là rủi ro cao, và áp dụng các biện pháp thẩm định tăng cường.

Pháp luật định nghĩa quốc gia thứ ba có rủi ro cao là: quốc gia được Ủy ban Châu Âu chỉ định, có chế độ phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố quốc gia tồn tại các khiếm khuyết mang tính chiến lược, và được coi là cấu thành mối đe dọa nghiêm trọng đối với hệ thống tài chính của Liên minh Châu Âu.

Ngoài ra, quốc gia và khu vực địa lý cũng là một trong những yếu tố rủi ro mà Tổ chức phải xem xét khi nhận diện và đánh giá rủi ro rửa tiền và tài trợ khủng bố.

Xét đến tầm quan trọng của “yếu tố rủi ro địa lý” trong việc đánh giá và phân loại quốc gia thứ ba là rủi ro cao, cũng như nhiều danh sách và tuyên bố do các tổ chức Châu Âu và quốc tế công bố, Tổ chức đã xây dựng một “Phương pháp phân loại rủi ro quốc gia” (sau đây gọi là “Phương pháp luận”), dùng để quy định cách thức quốc gia thứ ba được phân loại là rủi ro cao, cũng như cách xử lý các khách hàng và giao dịch liên quan.

Theo Phương pháp luận này, danh sách quốc gia rủi ro cao của Tổ chức bao gồm nhưng không giới hạn ở các khu vực tài phán sau:

• Các quốc gia bị trừng phạt/cấm vận;
• Các khu vực tài phán bị liệt kê là không hợp tác về thuế (danh sách của Liên minh Châu Âu);
• Các quốc gia bị Lực lượng Đặc nhiệm Tài chính (FATF) xác định là có khiếm khuyết trong chế độ phòng, chống rửa tiền và tài trợ khủng bố;
• Các quốc gia tồn tại các vấn đề như tham nhũng ở mức độ cao, thiếu minh bạch, hối lộ nghiêm trọng.

Bộ phận Tuân thủ Phòng, chống Rửa tiền chịu trách nhiệm duy trì và cập nhật danh sách quốc gia rủi ro cao theo Phương pháp luận, và khi danh sách được cập nhật hoặc sửa đổi, thông báo cho Hội đồng quản trị và các nhân viên chịu trách nhiệm liên quan khác.

Các nhân viên chịu trách nhiệm liên quan phải tham chiếu Phương pháp luận làm hướng dẫn, để hiểu rõ các loại quốc gia rủi ro cao ảnh hưởng như thế nào đến khách hàng và các giao dịch liên quan của họ.

Đối với các khách hàng và giao dịch này, đặc biệt phải áp dụng các biện pháp thẩm định tăng cường theo quy định của Chính sách này và chính sách đánh giá rủi ro của Tổ chức, nhất là trong việc xác nhận nguồn tài sản.

10.4.1 Quy định bổ sung

• Mọi khách hàng liên quan đến việc chuyển tiền đến quốc gia rủi ro cao hoặc nhận tiền từ quốc gia rủi ro cao phải được tự động phân loại là rủi ro cao.Tuy nhiên, trên cơ sở phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro, có thể cho phép một mức độ sai lệch nhất định theo các tiêu chí định tính và tính chất giao dịch. Ví dụ, khách hàng rủi ro thấp hoặc rủi ro thông thường, nếu chỉ thỉnh thoảng hoặc rất hiếm khi thực hiện các giao dịch giá trị nhỏ đến các quốc gia nêu trên, thì có thể được chấp nhận mà không cần phân loại lại thành rủi ro cao.
• Các giao dịch với người thuộc các quốc gia nêu trên, nếu không có lý do kinh tế rõ ràng hoặc mục đích hợp pháp, phải được rà soát,để xác nhận mục đích tài chính của các giao dịch đó. Nếu kết quả rà soát cho thấy Tổ chức không thể xác định tính hợp pháp của giao dịch đó, thì tình huống này phải được coi là đáng ngờ và xử lý theo các quy định liên quan của Chính sách này.

10.5 Cơ sở dữ liệu sàng lọc

Cơ sở dữ liệu sàng lọc bao gồm tên của các thể nhân và pháp nhân, quốc gia, tổ chức, tàu thuyền, v.v., các đối tượng này có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Người bị trừng phạt;
• Người bị nghi ngờ tham gia các hoạt động rửa tiền và tài trợ khủng bố;
• Người có ảnh hưởng chính trị (PEPs).

Ngoài các thông tin nêu trên, cơ sở dữ liệu còn cung cấp thông tin chung liên quan đến những người có liên quan, ví dụ: các chức vụ hiện tại và trước đây đã đảm nhiệm, các thông tin tiêu cực có thể có (như cáo buộc trốn thuế, kiện tụng pháp lý, mối liên hệ với PEP hoặc tội phạm, v.v.).

Cần lưu ý rằng, việc kiểm tra cơ sở dữ liệu sàng lọc là bắt buộc phải thực hiện, và bất kỳ kết quả đối chiếu nào bị loại trừ (báo trùng sai) đều phải được đánh giá, giải thích và đưa vào hồ sơ khách hàng.

Nếu là kết quả trùng khớp thực sự, thì bắt buộc phải báo cáo lên Bộ phận Phòng, chống Rửa tiền.

Cơ sở dữ liệu phải được sử dụng hằng ngày để sàng lọc tên của tất cả các khách hàng đang hoạt động.

10.6 Tìm kiếm trên Internet/kiểm tra truyền thông

Đối với tất cả các hồ sơ đăng ký mới, cũng như việc rà soát định kỳ hoặc đột xuất hồ sơ nhận dạng khách hàng, hoặc rà soát tài khoản hằng năm, Tổ chức phải luôn thực hiện tìm kiếm trên Internet/truyền thông đối với khách hàng và những người liên quan của họ.

Mục đích của việc tìm kiếm trên Internet là:

• Nhận diện các báo cáo truyền thông bất lợi;
• Thu thập càng nhiều thông tin càng tốt để xây dựng hồ sơ tổng quan về khách hàng;
• Xác nhận khách hàng có phải là PEP hoặc thân nhân trực hệ hoặc người có quan hệ mật thiết của PEP hay không;
• Đối chiếu chéo các thông tin do khách hàng cung cấp.

Để làm bằng chứng cho việc tìm kiếm, người chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ khách hàng phải ghi chú và ký xác nhận tuyên bố sau trên trang đối chiếu: “Đã thực hiện tìm kiếm trên Internet”. Kết quả tìm kiếm phải được đánh giá, và bản sao phải được lưu trong hồ sơ khách hàng.

Đặc biệt lưu ý rằng, nếu phát hiện các bài viết tiêu cực hoặc cáo buộc công khai liên quan đến khách hàng hoặc nhân sự cấp cao của họ, thì tất cả các thông tin công khai đã nhận diện đều phải được công bố và ghi chép rõ ràng trong hồ sơ khách hàng, đồng thời phải đánh giá hành động mà Tổ chức cần thực hiện (ví dụ: phân loại lại thành rủi ro cao, tăng cường giám sát, chấm dứt quan hệ, v.v.). Việc đánh giá trong các trường hợp này bắt buộc phải được thảo luận với Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền để đưa ra quyết định cuối cùng.

Việc chỉ xác nhận “Đã thực hiện tìm kiếm trên Internet” mà không công bố các thông tin tiêu cực có thể dễ dàng thu thập được để đánh giá thêm, sẽ cấu thành vi phạm trực tiếp Chính sách này, và có thể khiến Tổ chức không thể thực hiện hiệu quả các nghĩa vụ phòng, chống rửa tiền của mình.

11.1 Việc giám sát liên tục các tài khoản người chơi và giao dịch là yếu tố cần thiết để kiểm soát hiệu quả rủi ro rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF).

Trong bối cảnh đó, Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền phải chịu trách nhiệm duy trì và không ngừng phát triển thủ tục giám sát liên tục của Tổ chức, đồng thời sử dụng các hệ thống thông tin phù hợp, để đạt hiệu quả giám sát cao nhất trong khi vẫn duy trì quy trình có hiệu quả chi phí.

Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền phải rà soát các quy định liên quan đến thủ tục giám sát liên tục của Tổ chức ít nhất mỗi năm một lần.

Thủ tục giám sát tài khoản khách hàng và cường độ giám sát phải được điều chỉnh theo mức độ rủi ro của khách hàng, và bao gồm việc nhận diện các giao dịch có thể liên quan đến rửa tiền/tài trợ khủng bố, có tính chất bất thường hoặc đáng ngờ, đặc biệt là các giao dịch không phù hợp với hồ sơ tổng quan của khách hàng, để phục vụ việc điều tra thêm.

11.2 Nếu phát hiện bất kỳ giao dịch bất thường hoặc đáng ngờ nào, người phụ trách Bộ phận Hỗ trợ Khách hàng phải chịu trách nhiệm trao đổi với Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền.

Sau khi Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền điều tra các giao dịch bất thường hoặc đáng ngờ, kết quả điều tra phải được ghi chép trong bản ghi nhớ riêng và lưu trong hồ sơ của khách hàng liên quan, nhằm xác nhận nguồn gốc và điểm đến của các khoản tiền được ghi có.

Dưới đây là các điều kiện kích hoạt tối thiểu yêu cầu giám sát liên tục và yêu cầu bổ sung tài liệu:

• Tiền gửi tích lũy trong một tháng vượt quá 5,000 euro;
• Số tiền gửi tăng đột ngột;
• Thua lỗ với số tiền lớn;
• Tiền gửi đến từ các hệ thống thanh toán khác nhau;
• Yêu cầu rút tiền được thực hiện qua hệ thống thanh toán thay thế khác với phương thức gửi tiền.

11.3 Cần lưu ý rằng, các điều kiện kích hoạt nêu trên chỉ là ví dụ về các tình huống có thể xảy ra, mỗi trường hợp đều phải được xử lý theo tình huống cụ thể, và phải xem xét lịch sử giao dịch, tình trạng hoạt động, tài liệu hiện có và phân loại rủi ro của người chơi.

Tổ chức duy trì các biện pháp kiểm soát liên quan để theo dõi việc gửi tiền và rút tiền của người chơi, và có đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật cần thiết để có thể xem xét hoạt động giao dịch của người chơi ngay từ khi mở tài khoản. Các dữ liệu liên quan có thể được phân loại theo thời kỳ hoặc loại giao dịch.

12.1 Quy định rằng hồ sơ nhận dạng khách hàng phải được rà soát định kỳ, để bảo đảm luôn đầy đủ và cập nhật. Trong trường hợp này, phải tuân theo các thủ tục được nêu dưới đây.

12.2 Rà soát và cập nhật định kỳ

Tần suất rà soát và cập nhật phụ thuộc vào phân loại rủi ro của từng khách hàng, được quy định như sau:

• Khách hàng rủi ro thấp: ít nhất ba năm một lần;
• Khách hàng rủi ro thông thường: ít nhất mỗi năm một lần;
• Khách hàng rủi ro cao: ít nhất sáu tháng một lần.

Trong thủ tục rà soát, phải yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin nhận dạng do Tổ chức lưu giữ vẫn chính xác và có hiệu lực, hoặc thông báo về những thay đổi đã xảy ra. Nếu có bất kỳ thay đổi nào, phải yêu cầu khách hàng nộp các tài liệu hỗ trợ/bằng chứng liên quan.

12.3 Cần lưu ý rằng, trong quá trình rà soát, bắt buộc phải thu thập tài liệu mới của tất cả các khách hàng là thể nhân, để chứng minh địa chỉ cư trú thường xuyên của họ.

Nhân viên chịu trách nhiệm phải gửi thư nêu rõ các yêu cầu cập nhật thông tin và hồ sơ, và khi cần thiết gửi thư nhắc nhở và thư cảnh báo, đồng thời theo dõi để hoàn tất thủ tục rà soát.

Việc hoàn tất thủ tục rà soát phải được Cán bộ chuyên trách phòng, chống rửa tiền phê duyệt, giống như khi thiết lập quan hệ kinh doanh.

Đối với khách hàng rủi ro cao, việc tiếp tục duy trì quan hệ kinh doanh phải được Bộ phận Phòng, chống Rửa tiền phê duyệt, còn trong một số trường hợp (ví dụ: PEPs), phải được Hội đồng quản trị phê duyệt.

13.1 Tổ chức sẽ chấm dứt quan hệ kinh doanh với khách hàng hiện hữu thuộc các trường hợp sau:

• Sau khi thiết lập quan hệ kinh doanh, tình trạng của khách hàng thay đổi khiến khách hàng trở thành loại khách hàng bị cấm theo quy định của "Chính sách chấp nhận khách hàng";
• Hành vi giao dịch và hoạt động của khách hàng khiến khách hàng trở thành khách hàng có rủi ro quá cao;
• Từ chối hoặc không cung cấp thông tin cập nhật mà Tổ chức yêu cầu;
• Đã từng cố gắng lừa dối Tổ chức;
• Vi phạm bất kỳ quy định nào trong "Điều khoản và Điều kiện" của Tổ chức mà Tổ chức xác định là có tính trọng yếu;
• Đã bị kết án về tội phạm nguồn nghiêm trọng, và Tổ chức đã nhận được lệnh của tòa án hoặc yêu cầu điều tra của cơ quan có thẩm quyền, mà việc tiếp tục duy trì quan hệ kinh doanh đó có thể khiến Tổ chức đối mặt với rủi ro cao về phòng chống rửa tiền hoặc rủi ro uy tín.

13.2 Trước khi tiến hành chấm dứt quan hệ kinh doanh, Tổ chức phải bảo đảm hồ sơ khách hàng tuân thủ quy định KYC và các ghi chép đã được cập nhật. Về vấn đề này:

• Khi khách hàng đề nghị chấm dứt quan hệ kinh doanh, hoặc khi Tổ chức quyết định chấm dứt quan hệ kinh doanh với một khách hàng nào đó, Tổ chức phải xác nhận rằng dữ liệu và thông tin hồ sơ tổng quan của khách hàng đó đều là mới nhất.
• Nếu không phải như vậy, Tổ chức phải căn cứ vào tình huống cụ thể để áp dụng các biện pháp cần thiết nhằm bảo đảm tình trạng và hồ sơ của khách hàng được cập nhật hoàn tất, đồng thời xác nhận không tồn tại mối quan ngại nào cản trở Tổ chức thực hiện thủ tục chấm dứt.
• Tổ chức không được tiến hành ngay thủ tục chấm dứt khi việc rà soát và cập nhật hồ sơ khách hàng chưa hoàn tất. Khi Tổ chức yêu cầu tiến hành rà soát và cập nhật hồ sơ (định kỳ hằng năm hoặc đột xuất) mà khách hàng không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành thủ tục đó, tình huống này sẽ cấu thành căn cứ đáng ngờ và cần cân nhắc việc báo cáo cơ quan có thẩm quyền. Các trường hợp như vậy phải được xử lý theo từng trường hợp cụ thể. Ví dụ, nếu Tổ chức có thể xác nhận và tin tưởng rằng, trong hoàn cảnh cụ thể cũng như hành vi/thái độ của khách hàng, việc không cung cấp tài liệu cần thiết không làm phát sinh sự nghi ngờ, thì Tổ chức có thể tiếp tục tiến hành thủ tục chấm dứt. Bằng chứng và lý do của phán đoán này phải được ghi chép và lưu trữ trong hồ sơ khách hàng.

14.1 Báo cáo giao dịch đáng ngờ

Khi có giao dịch được thực hiện hoặc dự định thực hiện làm phát sinh sự nghi ngờ hợp lý rằng giao dịch đó có thể liên quan đến rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF), Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền phải căn cứ theo Chính sách này báo cáo vụ việc cho cơ quan có thẩm quyền thông qua nền tảng chuyên dụng GoAML.

14.2 Giao dịch đáng ngờ

14.2.1
Định nghĩa về giao dịch đáng ngờ, cũng như phạm vi các loại giao dịch thể hiện dấu hiệu rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/TF), là rất rộng. Giao dịch đáng ngờ thường không phù hợp với mô hình quan hệ kinh doanh thông thường của một tài khoản cụ thể. Công ty phải bảo đảm nắm giữ đầy đủ thông tin và hiểu rõ hoạt động của khách hàng, nhằm kịp thời nhận biết một giao dịch hoặc một chuỗi giao dịch có bất thường hay đáng ngờ hay không.

Trong Phụ lục I (Appendix1) của Chính sách này có liệt kê các ví dụ về giao dịch/hoạt động đáng ngờ có thể liên quan đến rửa tiền/tài trợ khủng bố. Danh sách này không mang tính bao quát toàn diện và cũng không bao trùm mọi loại giao dịch có thể bị lợi dụng. Tuy nhiên, danh sách này có thể hỗ trợ và hướng dẫn Công ty cùng nhân viên của mình (đặc biệt là Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền và bộ phận chăm sóc khách hàng) trong việc nhận diện các thủ đoạn rửa tiền/tài trợ khủng bố thường gặp.

Nếu Công ty phát hiện bất kỳ giao dịch nào được nêu trong danh sách đó, Công ty phải lập tức triển khai điều tra thêm, và điều này cấu thành lý do chính đáng để yêu cầu cung cấp thông tin bổ sung và/hoặc giải trình, bao gồm nguồn gốc tiền, nơi tiền được chuyển đến và bối cảnh hoạt động liên quan.

14.2.2 Nhằm nhận diện giao dịch đáng ngờ, Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Liên tục giám sát mọi thay đổi trong mô hình giao dịch của người chơi;
• Liên tục giám sát việc người chơi có liên quan đến bất kỳ hành vi nào được liệt kê tại Phụ lục I của Chính sách này hay không.

Ngoài ra, Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền phải thực hiện các công việc sau:

• Tiếp nhận và điều tra thông tin về giao dịch đáng ngờ từ nhân viên của Công ty; nếu thông tin đó làm phát sinh sự nghi ngờ hợp lý liên quan đến rửa tiền/tài trợ khủng bố, thì phải trình báo thông qua "Báo cáo giao dịch đáng ngờ nội bộ". Các báo cáo này do Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền lưu trữ và quản lý;
• Nếu sau khi đánh giá, Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền quyết định tiết lộ thông tin cho cơ quan có thẩm quyền, thì phải nộp báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền;
• Nếu sau khi đánh giá nêu trên, Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền quyết định không tiết lộ thông tin liên quan cho cơ quan có thẩm quyền, thì phải trình bày đầy đủ lý do quyết định của mình trong "Báo cáo đánh giá nội bộ".

14.3 Báo cáo của Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền gửi cơ quan có thẩm quyền

14.3.1
Mọi báo cáo do Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền lập đều phải được nộp trực tiếp cho cơ quan có thẩm quyền. Sau khi nộp báo cáo giao dịch đáng ngờ theo Chính sách này, Tổ chức có thể vì lý do phòng tránh rủi ro mà lựa chọn chấm dứt quan hệ kinh doanh với khách hàng liên quan. Trong trường hợp đó, Tổ chức phải đặc biệt thận trọng để tránh làm cho khách hàng đó nhận biết rằng giao dịch của họ đã bị báo cáo đáng ngờ lên cơ quan có thẩm quyền. Do đó, Tổ chức phải duy trì liên hệ chặt chẽ với cơ quan có thẩm quyền nhằm tránh ảnh hưởng đến tiến trình điều tra của cơ quan này.

14.3.2
Sau khi nộp báo cáo giao dịch đáng ngờ, Tổ chức phải tuân thủ mọi chỉ thị của cơ quan có thẩm quyền, đặc biệt là về việc tiếp tục hay tạm dừng một giao dịch cụ thể, hoặc duy trì trạng thái hoạt động của một tài khoản cụ thể. Cơ quan có thẩm quyền có thể chỉ thị Tổ chức không được thực hiện hoặc hoãn thực hiện giao dịch của một khách hàng nào đó, và các hành vi này không bị coi là việc Tổ chức hoặc nhân viên của Tổ chức vi phạm bất kỳ nghĩa vụ hợp đồng hay nghĩa vụ nào khác.

14.3.3Ngoài ra, sau khi nộp báo cáo giao dịch đáng ngờ theo Chính sách này, tài khoản của khách hàng liên quan cùng tất cả các tài khoản có liên kết đều phải được Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền giám sát chặt chẽ.

14.4 Cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền

Khi cơ quan có thẩm quyền tiến hành điều tra về giao dịch đáng ngờ, Công ty phải bảo đảm Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền có thể kịp thời cung cấp các thông tin sau:

• Danh tính của chủ tài khoản;
• Số liệu về lưu lượng tiền của tài khoản hoặc quy mô giao dịch;
• Các tài khoản khác có hành vi tương tự;

Về giao dịch cụ thể:

• Nguồn gốc tiền;
• Loại tiền tệ và số tiền liên quan đến giao dịch;
• Hình thức nộp tiền hoặc rút tiền;
• Danh tính của người ra lệnh giao dịch;
• Nơi tiền được chuyển đến;
• Hình thức của các lệnh và ủy quyền đã được gửi;
• Loại tài khoản và số nhận dạng của bất kỳ tài khoản nào liên quan đến giao dịch.

15.1 Mục đích của việc lưu giữ hồ sơ

Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ, bao gồm tài liệu và thông tin, để phục vụ việc điều tra hoặc phân tích các trường hợp có thể liên quan đến rửa tiền/tài trợ khủng bố (ML/FT). Các hồ sơ này có thể được Ủy ban Cấp phép Trò chơi Máy tính Anjouan (Computer Gaming Licensing BoardAnjouan), cơ quan có thẩm quyền (Governor) hoặc các cơ quan quản lý liên quan khác yêu cầu cung cấp theo quy định.

Hồ sơ do Tổ chức lưu giữ có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với các cơ quan có thẩm quyền phụ trách phân tích, điều tra, thực thi pháp luật và truy tố, vì chúng có thể cấu thành chứng cứ về dấu vết kiểm toán và dòng tiền. Do đó, các nhân sự liên quan phải tuân thủ nghiêm ngặt các nghĩa vụ pháp lý áp dụng.

Nếu Tổ chức xây dựng chính sách lưu giữ tài liệu/dữ liệu, Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền phải bảo đảm chính sách đó xem xét đầy đủ các yêu cầu của pháp luật và chỉ thị liên quan. Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền phải rà soát việc tuân thủ các nghĩa vụ nêu trên của Công ty ít nhất mỗi năm một lần.

15.2 Các hồ sơ phải lưu giữ

Bộ phận chăm sóc khách hàng của Tổ chức phải lưu giữ tất cả hồ sơ tài liệu liên quan đến thủ tục xác minh khách hàng, đối với mọi quan hệ kinh doanh đã được thiết lập, bao gồm:

• Tài liệu xác minh danh tính thu thập trong quá trình thẩm định khách hàng (CDD) (áp dụng tùy trường hợp);
• Báo cáo giám sát thu thập trong và sau quá trình thiết lập quan hệ kinh doanh.

Ngoài ra, Tổ chức cũng phải lưu giữ các hồ sơ sau đây làm bằng chứng tuân thủ các yêu cầu của pháp luật, chỉ thị và phục vụ mục đích thống kê:

• Báo cáo giao dịch đáng ngờ nội bộ nộp cho Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền;
• Báo cáo do người có trách nhiệm nộp cho cơ quan có thẩm quyền;
• Hồ sơ về lý do không chuyển báo cáo nội bộ cho cơ quan có thẩm quyền;
• Hồ sơ đào tạo do Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền cung cấp, bao gồm: ngày đào tạo, tính chất đào tạo, danh sách nhân viên được đào tạo, kết quả của bất kỳ bài đánh giá nào mà nhân viên tham gia, cùng bản sao tài liệu phát tay hoặc tệp trình chiếu;
• Các hồ sơ quan trọng khác, bao gồm: bất kỳ báo cáo nào do Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền trình lên Ban quản lý cấp cao/Hội đồng quản trị nhằm tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.

15.3 Thời hạn lưu giữ hồ sơ

Tổ chức phải lưu giữ hồ sơ trong thời hạn tối thiểu năm (5) năm. Ngày bắt đầu tính thời hạn lưu giữ phụ thuộc vào loại hồ sơ được lưu giữ.

• Đối với tài liệu thẩm định khách hàng (CDD) và/hoặc thẩm định tăng cường (EDD), thời hạn lưu giữ năm (5) năm được tính từ ngày chấm dứt quan hệ kinh doanh.
• Ngoài ra, nếu các tài liệu/dữ liệu nêu trên có liên quan đến cuộc điều tra đang diễn ra, Tổ chức phải tiếp tục lưu giữ cho đến khi cơ quan có thẩm quyền xác nhận cuộc điều tra đã hoàn tất và kết thúc.

15.4 Hình thức hồ sơ

Tổ chức có thể lưu giữ hồ sơ dưới bất kỳ hình thức nào sau đây: hồ sơ giấy, hồ sơ quét, hồ sơ tin học hóa hoặc hình thức điện tử.

Các nhân sự liên quan phải sử dụng phương thức lưu giữ hồ sơ được chuẩn hóa, đồng thời bảo đảm phương thức được áp dụng có thể truy xuất hồ sơ nhanh chóng, nhằm đáp ứng các mục đích quy định tại Điều 15.4 của Chính sách này.

15.5 Truy xuất hồ sơ

Các nhân sự liên quan phải duy trì thủ tục lưu giữ hồ sơ hiệu quả, nhằm bảo đảm khi cơ quan có thẩm quyền liên quan đưa ra yêu cầu theo pháp luật và chỉ thị, có thể kịp thời truy xuất và cung cấp thông tin cần thiết.

Vì mục đích này, Tổ chức phải thiết lập hệ thống hiệu quả tương xứng với quy mô và tính chất hoạt động kinh doanh của mình, để có thể phản hồi một cách hiệu quả, phù hợp, nhanh chóng và đầy đủ các yêu cầu do Ủy ban Cấp phép Trò chơi Máy tính Anjouan, cơ quan có thẩm quyền hoặc các cơ quan quản lý liên quan khác đưa ra theo pháp luật. Việc cung cấp thông tin như vậy đặc biệt quan trọng trong các thủ tục có thể dẫn đến phong tỏa hoặc tịch thu tài sản (bao gồm tài sản khủng bố).

Khi Ủy ban Cấp phép Trò chơi Máy tính Anjouan hoặc cơ quan có thẩm quyền đưa ra yêu cầu cung cấp thông tin, Tổ chức phải bảo đảm phản hồi kịp thời các yêu cầu đó, không quá năm (5) ngày làm việc kể từ ngày đưa ra yêu cầu, trừ khi nhân sự liên quan có thể đưa ra lý do chính đáng giải thích vì sao không thể nộp thông tin cần thiết trong thời hạn nêu trên.

15.6 Chứng thực tài liệu và ngôn ngữ

Tài liệu/dữ liệu thu thập được phải là bản gốc hoặc bản sao. Nếu các tài liệu nêu trên không được lập bằng tiếng Anh, thì phải kèm theo bản dịch.

Mỗi khi Công ty tiếp nhận khách hàng mới, bộ phận chăm sóc khách hàng có trách nhiệm bảo đảm việc tuân thủ các quy định của các điều khoản nêu trên.

16.1

Nhân viên của Tổ chức có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân nếu không báo cáo thông tin hoặc tình huống đáng ngờ liên quan đến rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố.

Nhân viên phải hợp tác và lập tức báo cáo bất kỳ giao dịch nào thu hút sự chú ý của mình; ngay cả khi giao dịch đó chỉ có nghi ngờ nhỏ liên quan đến rửa tiền hoặc tài trợ khủng bố, cũng phải báo cáo.

Nhân viên phải nhận thức rõ nghĩa vụ của mình, không được tiết lộ tình huống liên quan cho khách hàng khi có vụ việc nghi ngờ hoặc khi đang tiến hành điều tra (tức không được "mách nước" cho khách hàng).

16.2

Tổ chức sẽ tổ chức đào tạo nội bộ và bên ngoài cho nhân viên cùng Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền (AML Officer). Cán bộ chuyên trách phòng chống rửa tiền cũng phải cung cấp đào tạo cho nhân viên của Tổ chức khi cần thiết.

Mục đích chính của việc đào tạo là bảo đảm các nhân viên liên quan có thể nhận biết và hiểu rõ:

• "Đạo luật Phòng chống Rửa tiền Anjouan" (Anjouan Money Laundering (Prevention) Act 008 of 2005);
• Các luật và chỉ thị liên quan của Liên minh Châu Âu;
• Chính sách phòng chống rửa tiền của Tổ chức cùng các thủ tục liên quan;
• Nghĩa vụ pháp định của Tổ chức trong việc báo cáo giao dịch đáng ngờ theo pháp luật;
• Nghĩa vụ của bản thân nhân viên trong việc tránh thực hiện các hành vi có thể dẫn đến rửa tiền/tài trợ khủng bố;
• Tầm quan trọng của các biện pháp thẩm định khách hàng và xác minh danh tính trong phòng chống rửa tiền/tài trợ khủng bố.

Chương trình đào tạo sẽ được thiết kế với cấu trúc khác nhau cho nhân viên mới và nhân viên hiện hữu. Đào tạo thường xuyên phải được tiến hành định kỳ, nhằm bảo đảm nhân viên liên tục được nhắc nhở về trách nhiệm và nghĩa vụ của mình, đồng thời luôn nắm bắt các diễn biến mới nhất.

Tổ chức sẽ lưu giữ hồ sơ bằng văn bản đầy đủ, bao gồm nội dung, ngày tháng nhân viên tham gia đào tạo, cùng họ tên của nhân viên được đào tạo.

Các biện pháp kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố phải được rà soát định kỳ, để bảo đảm các biện pháp đã triển khai luôn được cập nhật và tương xứng với các rủi ro mà Tổ chức phải đối mặt.

Chính sách phòng chống rửa tiền (AML Policy) phải được rà soát ít nhất mỗi năm một lần, đồng thời cũng phải được rà soát và cập nhật khi các quy định pháp luật áp dụng có thay đổi, hoặc khi cân nhắc cung cấp dịch vụ mới.

Các ví dụ về giao dịch/hoạt động đáng ngờ liên quan đến rửa tiền và tài trợ khủng bố

• Giao dịch hoặc số tiền giao dịch mà khách hàng yêu cầu không phù hợp với thói quen và hoạt động thường ngày của khách hàng;
• Số lượng giao dịch lớn;
• Quan hệ kinh doanh chỉ liên quan đến một giao dịch duy nhất, hoặc kéo dài trong thời gian rất ngắn;
• Bất kỳ giao dịch nào có tính chất, quy mô hoặc tần suất bất thường;
• Chỉ thị thanh toán cho bên thứ ba nhận tiền;
• Tiền được chuyển đến hoặc chuyển đi từ các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ không tuân thủ hoặc tuân thủ không đầy đủ các Khuyến nghị của FATF về rửa tiền và tài trợ khủng bố;
• Khách hàng từ chối hoặc không sẵn lòng cung cấp thông tin đầy đủ khi thiết lập quan hệ kinh doanh;
• Khách hàng cung cấp giấy tờ tùy thân bất thường hoặc đáng ngờ, và không thể xác minh ngay tính xác thực của chúng;
• Điện thoại cố định/di động của khách hàng bị ngừng dịch vụ.
• Xuất hiện những điểm không nhất quán không thể giải thích trong quá trình nhận diện và xác minh khách hàng (ví dụ: quốc gia cư trú trước đây hoặc hiện tại, quốc gia cấp hộ chiếu, các tài liệu dùng để xác nhận họ tên, địa chỉ và ngày sinh, v.v.);
• Cố gắng nộp tiền bằng một hệ thống thanh toán, nhưng lại sắp xếp rút tiền thông qua một hệ thống thanh toán khác;
• Nhận được cảnh báo từ nhà cung cấp dịch vụ thanh toán (PSP) cho thấy thẻ tín dụng/thẻ ghi nợ đó đã bị báo mất, bị đánh cắp hoặc bị phong tỏa.

Danh sách các quốc gia bị cấm:

Cuba, Iran, Triều Tiên, Syria, Ukraina (Crimea, Donetsk, Luhansk), Liên bang Nga, Miến Điện, Bờ Biển Ngà, Congo, Eritrea, Iraq, Liban, Liberia, Libya, Somalia, Afghanistan, Miến Điện (Myanmar), Cộng hòa Trung Phi, Congo, Ethiopia, Sudan, Venezuela, Yemen, Zimbabwe, Úc, Áo, Bỉ, Belize, Bulgaria, Colombia, Comoros, Croatia, Curaçao, Đan Mạch, Estonia, Phần Lan, Pháp, Gruzia, Đức, Ý, Hà Lan, Panama, Bồ Đào Nha, Romania, Tây Ban Nha, Sri Lanka, Vương quốc Anh, Hoa Kỳ, Aruba, Bonaire, Saba, Sint Eustatius (Statia), Sint Maarten.